1. Găsește un susținător al proiectului
Dacă această persoană este și managerul de proiect, este cu atât mai bine. Este important ca cineva să susțină și să creadă în proiectul de digitalizare a agenților de vânzări din teren. Această persoană îi va putea convinge și pe ceilalți de utilitatea proiectului și va pune umărul serios la înfrângerea rezistenței la schimbare.
2. Alege un manager de proiect
Rolul managerului de proiect este acela de a organiza oamenii și resursele interne pentru a asigura succesul implementării soft-ului SFA. Totodată el comunică în permanență cu echipa de consultanță a furnizorului SFA pentru a face schimb de informații și a sincroniza eforturile celor 2 echipe.
3. Analiza preliminară a nevoilor, problemelor și obiectivelor de business
Această etapă presupune faptul că reprezentanții firmei care dorește să implementeze un SFA va discuta împreună cu consultantul alocat pentru a stabili ce se dorește a se obține în urma implementării. Apoi se va realiza o analiză a circuitelor de business pe care compania ta le utilizează în prezent. După acest pas, consultantul îți va putea face și niște recomandări care te-ar putea ajuta să faci lucrurile mai bine.
Tot aici intră și analiza infrastructurii hardware și software, care este realizată tot de consultantul SFA.
4. Stabilirea unui calendar al implementării
Acest calendar este realizat împreună cu firma care va beneficia de implementarea SFA. Calendarul de implementare a proiectului va include toate etapele principale ale acestuia: instalarea aplicației, setările inițiale și preluarea datelor din ERP, primele instructaje și setări de business, etapa Pilot și pornirea LIVE. Este important ca toate aceste informații să ajungă la toți actorii implicați.
5. Identifici persoanele cheie din echipa ta
Nu e îndeajuns să selectezi un manager de proiect ci va trebui să îi identifici și pe ceilalți oameni cheie care sunt influențați de utilizarea unei soluții SFA în compania ta. Aici ne putem referi la Directorul de Vânzări, anumiți agenți de vânzări, persoane care lucrează în sistemul ERP și așa mai departe.
Pe lângă faptul că adopția programului SFA va decurge mai ușor, vei putea înțelege mai bine și nevoile celor care interacționează într-un fel sau altul cu acest sistem de automatizare a activității agenților de vânzări din teren.
6. Selectarea și pregătirea unui consultant intern
Pe lângă managerul de proiect, mai există și un alt membru important al echipei. El va fi persoana care va ști să folosească cel mai bine soft-ul SFA. Va lua parte la toate etapele implementării și la toate instructajele realizate de consultantul SFA.
Astfel, acest consultant intern va deveni persoana la care vor apela ceilalți colegi atunci când au nevoie de îndrumare. Totodată va avea și rolul unui trainer intern pentru utilizatorii soluției SFA și va ține legătura cu echipa de suport a furnizorului SFA.
7. Instalarea și setarea aplicației de back-office
În cazul soluției HERMES SFA va fi nevoie de instalarea aplicației de back-office pe server. După aceea se vor stabili și pregăti datele necesare despre clienți, produse, prețuri sau stocuri pentru a fi importante în HERMES din aplicația ERP.
Apoi consultantul HERMES SFA va configura setările necesare pentru modul de lucru dorit. Pentru alte soluții SFA, acest pas poate fi ușor diferit.
8. Instalarea aplicației SFA pe dispozitivele mobile ale agenților de teren. Primul training
De obicei, aplicațiile SFA pot fi instalate atât pe tabletele, cât și pe telefoanele agenților. Cel puțin așa se întâmplă în cazul HERMES SFA. După acest pas se va realiza un training complet și detaliat atât pentru reprezentanții de vânzări din teren, cât și pentru supervizorii care utilizează Back-Office-ul.
9. Începere proiect pilot. Ajustări pe baza feedback-ului
În acest pas, doar o mică parte din echipa ta va folosi soluția SFA. Astfel, se vor descoperi și rezolva mult mai ușor eventualele nelămuriri care apar la agenți din teren, dar și la supervizorii care folosesc Back-Office-ul de la sediu. Tot acum, dacă este cazul, se vor mai ajusta setările aplicației SFA pe baza feedback-ului venit de la utilizatori.
10. Al doilea training pentru agenți și supervizori
După perioada proiectului pilot și după ce s-au făcut ajustările finale, urmează training-ul general pentru toți agenții și supervizorii, unde se mai pun la punct toate detaliile necesare.
11. Implementarea este gata, iar proiectul este LIVE
Momentul în care sistemul SFA începe să fie utilizat de toată lumea care are nevoie de el, poartă numele de „pornire LIVE”. Din acest moment vă puteți bucura de beneficiile pe care le aduce aplicația.
12. Suport post-implementare soluție SFA
Furnizorul aplicației SFA vă va pune la dispoziție manuale/tutoriale de utilizare, dar și o linie dedicată pentru suport telefonic sau e-mail. Astfel oricând aveți nevoie de ajutor puteți să apelați cu încredere la echipa de consultanță, dacă nu găsiți informațiile de care aveți nevoie în manualul de utilizare al aplicației.
