Optimizarea stocurilor și Managementul aprovizionării

Optimizarea activității în orice afacere înseamnă mai multă profitabilitate și evident, mai puține pierderi.

Pentru distribuitori și comercianți, adică pentru companiile care lucrează cu produse, controlul exact asupra stocurilor și aprovizionării constituie una dintre cele mai importante provocări cu care se pot confrunta. Slaba gestionare a acestor aspecte aduce pierderi constante pentru firmă, iar în timp acestea au un impact major asupra posibilității companiei de a se dezvolta în continuare.

Într-o astfel de situație e necesar să luăm în considerare:

• rata de devalorizare a produselor
• costurile de achiziționare, depozitare și întreținere a stocurilor de produse (optimizare stocuri)
• volumul enorm de muncă pe care îl depun angajații pentru a gestiona stocurile, mai ales acolo unde există nomenclatoare mari
• viteza de rotație a stocurilor
• specificul afacerii
• impactul negativ asupra cash-flow-ului
• comenzile eronate transmise către furnizori din cauza estimărilor greșite

Toate aspectele de mai sus se traduc în costuri suplimentare nejustificate, costuri care cresc în funcție de diferența dintre stocul suplimentar existent(fiindcă majoritatea companiilor comandă cu 5-10% mai mult decât e necesar) și stocul optim necesar. Desigur, există și situații când stocurile sunt subdimensionate fapt care generează un alt tip de pierderi.

Funcționalitatea „Stoc Optim” din ERP-ul Transart are rolul de a eficientiza și automatiza procesul de aprovizionare astfel încât cantitatea de produse necesară pentru a avea un stoc echilibrat va reieși dintr-o analiză a volumului de vânzări pe o perioadă similară.

Practic în funcție de ritmul/volumul vânzărilor dintr-o perioadă analizată, aplicația calculează cantitățile necesare de produse pentru a putea onora 100% din comenzi, presupunând că ritmul de vânzare ar fi același precum cel din analiza noastră. În același timp aplicația ia în considerare și ritmul de aprovizionare atunci când calculează stocul necesar și ne ajută să nu scăpăm din vedere aprovizionarea cu anumite produse importante.

În acest mod se evită situații precum cele de tip „Out of stock” , în care rămânem fără  produse pe stoc pentru a onora toate comenzile, prin urmare pierdem bani, iar dacă acest lucru se întâmplă des, s-ar putea să pierdem și un procent însemnat din clienți.

Totodată evităm posibilitatea să comandăm prea mult și să blocăm banii companiei în stocuri de produse care se vând foarte greu, cu viteză mică de rotație și care, eventual, se vor devaloriza în timp.

Este important faptul că efortul de planificare și de achiziții scade considerabil datorită automatizărilor prezente în sistemul ERP Transart.

Există unele produse care se vând mult mai bine într-o anumită perioadă, de aceea mai există în aplicație și un Coeficient de sezonalitate pe care îl putem folosi într-un astfel de caz.

În funcție de ce doresc utilizatorii ERP-ului Transart, funcția de „Stoc optim” poate fi regăsită atât sub formă de raport, cât și sub formă de comanda la furnizor, iar prin intermediul BI Adviser, soluția de Business Intelligence dezvoltată de Transart, rapoartele se transformă în grafice vizuale, ușor de înțeles dintr-o privire.