Sales Force Automation – Ghid complet despre ce face un soft SFA

1. Ce este un sistem SFA? Definiție Sales Force Automation

SFA sau Sales Force Automation se referă la un sistem care automatizează activități ale agenților de teren precum: Pre-Sales, Van-Sales, Merchandising și Trade-Marketing. 

Practic, un software SFA are rolul de a-i ajuta pe agenții de vânzări din teren să realizeze mai multe vizite și activități la clienți, într-un timp mai scurt. Datorită automatizării sarcinilor repetitive, echipele de vânzări devin mai eficiente și mai productive fiindcă vor putea prelua mai multe comenzi pe zi.

Se poate spune că un sistem SFA pune în legătura directa clientul, angajatul de pe teren și compania, facilitând comunicarea directă și în timp real între cele trei părți.

În anumite industrii, cum ar fi FMCG, se spune adesea că SFA = CRM. SFA include funcționalitățile specifice unui CRM axat pe vânzări, însă, în general, un software CRM nu asigură și automatizarea task-urilor de vânzare care sunt uzual disponibile într-un sistem SFA. Afla mai multe despre ce înseamnă CRM de aici.

2. Cum funcționează un soft SFA?

Un soft de vânzări/merchandising pentru agenții de teren are două componente strâns integrate:

1. O aplicație mobilă care funcționează pe smartphone-uri sau tablete și care este folosită de reprezentanții de teren și care le asigură acestora mobilitatea, flexibilitatea și, de ce nu, prestanța, de care au nevoie pentru a-și face treaba mai bine, mai repede și mai ușor.

Cu această aplicație mobilă de tip SFA, agenții de vânzări preiau comenzile de vânzare, emit facturi, încasează soldurile, înregistrează livrarea comenzilor, culeg date din piață, aplică discount-urile, politicile comerciale și listele speciale de prețuri pentru fiecare client în parte, comunică cu managerii și supervizorii de vânzări, urmăresc rutele și vizitele zilnice pe care trebuie să le realizeze, își urmăresc target-ul de vânzări etc.

1. Un sistem de tip Back-Office, care este folosit de managerii și supervizorii de vânzări sau merchandising. De aici se stabilesc traseele zilnice pentru fiecare agent de teren în parte, li se transmit obiectivele și pașii pe care îi au de făcut, targete-le, numărul de vânzări/încasări pe care îl au de realizat și multe altele. Tot de aici, se poate urmări activitatea agenților de teren, în timp real.

Totodată, o aplicație mobilă SFA se integrează cu sistemul ERP, pentru a automatiza întreg procesul de vânzare, mai ales în cazul companiilor de distribuție. Astfel, comenzile din teren ajung imediat la sediu pentru a fi procesate și pentru a genera documentele aferente comenzii precum facturi, avize de expediție etc.

Comunicarea dintre sistemul ERP și sistemul SFA are loc și în sens invers deoarece informațiile din ERP cu privire la cantitatea stocurilor de produse sunt se sincronizează în timp real și sunt transmise în sistemul SFA pentru a evita situațiile în care agenții preiau comenzi pentru produse care nu se află pe stoc sau care nu pot fi onorate.

3. Care sunt componentele unui sistem SFA?

Un soft de vânzare pentru agenții de teren este modular, astfel încât orice companie să și-l poată configura în funcție de ce are nevoie. Ca și module amintim:

Administrare – BackOffice – pentru definirea de targete, configurarea listelor speciale de prețuri și discounturi, activități, obiective, rute, vizite la clienți pe care echipa de vânzări/merchandising de teren trebuie să le îndeplinească și transmiterea de informații către agenți

Pre-Sales – pentru automatizarea distribuției și activității de vânzare în regim de preluare comenzi direct de la sediul clientului și generarea chitanțelor pe loc. Livrarea comenzii către client se realizează ulterior;

Van-Sales – întocmirea comenzii, facturarea, încasarea banilor și livrarea comenzii se realizează direct, pe loc, cu ajutorul stocurilor de produse din mașina/duba agentului de vânzări.

Tele-Sales – pentru companiile care vând prin telefon și vor o platformă unică de vânzare

Target – pentru stabilirea obiectivelor agenților de teren. Are rolul de a-i motiva pe agenți să devină mai productivi și de a le monitoriza activitatea.

Politici comerciale & promoții mixte – pentru ca agenții să aibă la îndemână tot ceea ce au nevoie pentru implementarea corectă a promoțiilor, activarea bonusurilor promoționale acordate clientilor etc.

Foto & Prezentări Multimedia – pentru ca agenții de merchandising din teren să poată fotografia rafturile, poziția display-urilor promoționale, pentru a prezenta clienților imagini, video-uri sau cataloage de produse.

Chestionare – pentru a culege informații despre competiție cum ar fi prețuri și promoții sau alte date de Trade-Marketing & Merchandising din piață despre produsele proprii și ale competiție

GPS – pentru urmărirea activității agenților de teren și generarea rapoartelor de activitate pentru fiecare agent în parte, dar și pentru livrarea coordonatelor vizitelor pe care aceștia trebuie să le desfășoare în fiecare zi

Supervizor – util pentru monitorizarea și îmbunătățirea abilităților agenților de teren. Supervizorii de merchanding verifică aleatoriu activitatea agenților și compară rapoartele acestora cu propriile rapoarte.

Planificare & raportare – pentru planificarea, coordonarea și controlul activităților din teren

Dashboard & Analytics – pentru analiza de rapoarte grafice care conțin informații din piață sau despre comenzi, vânzări, activitatea agenților și așa mai departe. Rapoartele sunt create pe baza unui set numeros de indicatori de performanță (KPIs).

Credit Controller – limitează gradul de îndatorare al clientului și îi blochează pe clienții răi-platnici de la a mai realiza noi comenzi până când nu își achită datoriile către furnizor/distribuitor.

4. Ce activități acoperă un sistem SFA?

Când este folosit ca și soft de vânzări pentru agenții de teren:

• Administrarea datelor de contact ale clienților cum ar fi nume, adresă, telefon etc.
• Înregistrarea și transmiterea automată în ERP a comenzilor preluate de la clienți.
• Vizualizarea stocurilor și a caracteristicilor produselor
• Managementul unui proces eficient de vânzare, realizat pe baza unui circuit clar și automatizarea comenzilor pe baza istoricului de cumpărare al clienților
• Asigură comunicarea în timp real între angajații de la sediu și agenții din teren
• Asigură suportul pentru implementarea promoțiilor și a lichidărilor rapide de stoc
• Preia comenzile chiar și din locațiile unde nu există Internet și sincronizează automat comenzile cu sistemul ERP de îndată ce există Internet
• Monitorizarea și contribuie la îmbunătățirea indicatorilor de performanță (KPIs) și a targetelor specifice fiecărui agent
• Automatizează activitățile de vânzare și crește productivitatea angajaților și a nivelului de încasare a banilor din piață
• Ajută la coordonare eficientă a întregii echipe de vânzări și la verificarea activității acestora atunci când sunt pe teren
• Contribuie la implementarea unitară și corectă a politicilor comerciale, discount-urilor și promoțiilor
• Asigură suportul pentru o analiză detaliată a datelor de vânzări cu ajutorul rapoartelor

Când este folosit ca și un soft pentru Retail Execution (Trade-Marketing & Merchandising):

• Colectează date din piața cu ajutorul chestionarelor, despre produsele proprii și despre concurență, care pot fi folosite pentru decizii strategice
• Oferă informații necesare pentru un management eficient al prețurilor și promoțiilor
• Verifică standardele de merchandising la raft, cum ar fi modul în care trebuie să arate planograma, spațiul la raft, plasări secundare, prezența materialelor promoționale și a produselor proprii și ale competiției etc.
• Identifică punctele forte și pe cele slabe ale reprezentanților de merchanding și ajută la îmbunătățirea acestora

Multe dintre activitățile precizate mai sus sunt valabile și în acest caz, cum ar fi urmărirea activității agenților de merchandising, comunicarea între agent și sediu, managementul datelor de contact ale clienților și așa mai departe.

5. În ce industrii se folosește un sistem SFA?

Un soft SFA de vânzări/merchandising poate fi folosit în orice industrie, de către orice companie care folosește agenți de vânzări.

În principal, distribuitorii și producătorii care au propriile divizii de distribuție care folosesc un soft SFA provin din industrii precum: FMCG, produse alimentare, înghețată, carne, lactate, panificație, vinificație, bere, apă, sucuri, alte băuturi, cosmetice, farmaceutice, veterinare, curățenie și îngrijirea locuinței, materiale de construcții și instalații.

6. Care sunt avantajele pe care le oferă un sistem SFA?

• Ajută la creșterea vânzărilor. SFA-ul este soluția cu cele mai mare impact direct asupra creșterii vânzărilor.
• Scurtează foarte mult procesul de vânzare și timpul de vizită la client datorită automatizărilor și a circuitului de vânzare standardizat, astfel că agentul va face mai multe vizite la clienți într-o singură zi, prin urmare va prelua/încasa un număr mai mare de comenzi
• Permite controlul și limitarea eficientă a soldurilor clienților direct din aplicația mobilă SFA
• Asigură accesul în timp real la un număr mare de rapoarte
• Agenții știu mereu ce produse sunt pe stoc, astfel că nu vor prelua comenzi pe care nu le pot onora
• Sincronizarea comenzilor din teren cu sistemul ERP crește rapiditatea livrărilor de comenzi și crește satisfacția clienților
• Planificarea rutelor într-un mod optim și urmărirea agenților prin GPS
• Îmbunătățește gradul de încasare datorită posibilității de a încasa banii pentru comandă pe loc
• Ajută la îmbunătățirea modului de implementare a promoțiilor
• Targetele împreună cu bonusurile aferente acestora îmbunătățesc performanțele angajaților
• Managerii pot identifica cu ușurință problemele și pot acționa rapid pentru rezolvarea lor
• Monitorizarea și supervizarea activității agenților de teren se realizează rapid și simplu și astfel se asigură faptul că agenții respectă procesul de vânzare
• Elimină erorile din comenzi și pierderile aferente acestora
• Culegi informații importante din piață
• Monitorizează execuția acțiunilor de trade-marketing și a prezenței materialelor promoționale proprii în punctele de vânzare: POSM-uri, plasări secundare, etc
• Monitorizează realizarea corectă a activităților de mercantizare la raft;