Instrumentul care te ajută să localizezi și să repartizezi automatizat costurile, pentru ca ulterior să înțelegi profitabilitatea
Afacerea ta a crescut, iar tematica urmăririi si repartizării costurilor directe si indirecte a devenit greu de controlat in lipsa unor instrumente de lucru adecvate? Transart îți propune un instrument flexibil de control al costurilor, integrat în ERP, în care structura centrelor de cost poate fi definită și adaptată pe măsură ce afacerea se dezvoltă și se identifică noi cerințe de analiză. Modulul Centre de cost din ERP Transart ofera suportul informational pentru sedintele lunare si trimestriale de analiza a profitabilitatii, la nivel de: divizii, filiale, departamente, proiecte etc
Ca manager executiv al unei afaceri, te ajută să poți vizualiza o perspectiva asupra balanței contabile lunare sau trimestriale a companiei, personalizată după propriile tale nevoi. Mai exact, ești interesat să poți vedea datele referitoare la costuri și venituri, regrupate și defalcate de o manieră care să te ajute să răspunzi rapid la întrebări precum:
- Care sunt toate costurile mele? Unde se produc? și … Cum sunt repartizate pe centrele mele de interes?
- Care dintre entitățile de business relevante din perspectiva mea (divizii, departamente, puncte de lucru – filiale, magazine, depozite, proiecte de investiții majore, etc) sunt profitabile și care sunt pe minus la sfârșit de lună?
- Care au fost principalele costuri în perioada anterioară – luna/trimestru/semestru/an? În ce zonă merită să acționez pentru a reduce din costuri? Ce decizii pot lua în urma acestei analize?
- Ce costuri fixe vs. costuri variabile prognozez pentru perioada următoare?
- Ce venituri trebuie sa asigur pentru supraviețuire, respectiv pentru susținerea investițiilor companiei ?
Adică, întrebări esențiale la care dacă știu să răspund în cunoștință de cauză, asigur stabilitatea afacerii și mă pot focaliza pe identificarea și acționarea pârghiilor ce permit dezvoltarea și extinderea afacerii.
Modelarea costurilor în ERP Centre Cost
Modelarea costurilor este realizata in ERP Transart urmarind tranzactiile financiar-contabile din trei perspective: Timp, Tip de cost si Loc (vezi Figura 1). Dacă primele două atribute sunt suficient de intuitive și uzuale, modelul ales pentru localizarea costurilor într-o organizație poate fi văzut ca o structura ierarhică de tip produs cartezian al mai multor dimensiuni. Nodurile acestei structuri „de localizare” vor identifica centrele de cost. Altfel spus, un centru de cost raspunde la intrebari ca: Unde apare costul? sau Cine l-a generat? De exemplu, dimensiunea filiala poate genera centrele de cost: Sediu Bucuresti, Filiala Cluj, Filiala Timisoara, Filiala Iasi. Modelarea costurilor in ERP Centre Cost
Centrele de cost care produc si venituri le vom numi centre de analiza sau centre de profit si merita o atentie distincta.
Mapare dimensiuni în ERP Centre Cost
Puterea Centrelor de Cost din ERP Transart este data de strânsa integrare cu celelalte module. De exemplu, definind reguli de alocare în baza valorilor unor atribute din modulul gestiune, multe dintre înregistrările contabile asociate unor documente interne vor avea centrul de cost identificabil automat în baza unei astfel de reguli (pentru exemplificare vezi Figura 2). Pe de altă parte, noi tipuri de cost pot fi definite ca fiind reuniunea mai multor conturi de cheltuieli cu caracteristici si utilizare asemănătoare, modulul facilitând definirea si gruparea acestora. De exemplu, in grupa „Cheltuieli cu Personalul” se pot defini următoarele Tipuri de cost:
- „Salarii” pt contul (641),
- „Tichete masa” pt contul (642),
- „Contributii unitate” pt conturile (6451, 6452, 6453,6455, 6456, 6457).
O regulă de alocare ne ajuta in procesul de redistribuire a sumelor dinspre centrele de cost sursa catre centrele de cost destinatie, respectand un set de principii. De exemplu, un principiu spune ca tipul de cost si perioada nu se schimba in urma aplicarii regulilor de alocare; iar sumele se conserva (rămân) în cadrul tipului de cost și în cadrul aceleiași perioade.
Scopul alocării sumelor între centrele de cost este ca sumele ce reprezintă totalitatea cheltuielilor efectuate să fie „re-distribuite” si ulterior analizate pe centrele de analiza, chiar dacă ele „se culeg in locul unde se produc”.
O alta caracteristica care merita menționată aici este posibilitatea de a defini o regula de alocare utilizând chei de repartizare bazate pe ponderi. Valorile sunt completate lunar si sunt utilizate la ponderarea costurilor împărțite între mai multe centre de cost, prin alocare. De exemplu, astfel de situații apar la repartizarea unor costuri indirecte intre divizii/departamente, costuri de genul: factura de curent, gaz, internet, telefonie etc.
Acum, odată ce ați luat contact cu viziunea de ansamblu din spatele modulului Centre de Cost – din ERP Transart precum și cu elemente cheie care permit automatizarea procesului de redistribuire a costurilor, fie ele directe sau indirecte, vă invităm sa ne contactați pentru a beneficia de o prezentare personalizată.
Centre de cost – câteva principii de aplicare
Nu vom încheia acest material fără a puncta și câteva idei de final:
- Costurile sunt înregistrate la nivelul centrelor de cost și apoi redistribuite către centrele de analiză.
- Păstrarea la început a unui număr redus de centre de cost poate facilita asimilarea rapidă și înțelegerea modului de lucru cu acest instrument.
- Ulterior, după ce oamenii s-au obișnuit cu procesul și structură de costuri, văd cum arată rapoartele și înțeleg exact volumul de muncă suplimentară care apare la înregistrarea facturilor și a celorlalte documente interne ce reprezintă costuri, structura centrelor de cost poate fi extinsa si adaptata in funcție de nevoile reale identificate.
- Vechiul principiu „păstrează lucrurile cât se poate de simple și de clare” va avea un impact semnificativ dacă este respectat în implementarea acestui puternic instrument!
