Aplicațiile de tip CRM software sunt în topul priorităților de digitalizare a companiilor, urmate de îndeaproape de sistemele ERP, conform unui studiu de piață realizat de Salesforce.
Dacă ai clienți, e foarte probabil să ai nevoie și de un program CRM. Mai jos sunt pașii pe care îi ai de făcut atunci când vrei să te asiguri că alegi cel mai bun software CRM pentru business-ul tău:
1. Înțelege ce înseamnă de fapt cel mai bun CRM software
Poate că sună prea simplu, însă înainte de a începe să cauți un CRM trebuie să te documentezi să afli ce este un CRM, care sunt avantajele și beneficiile lui, care sunt bunele practici de utilizare ale unui program CRM, în ce constă implementarea lui și ce poate face un CRM pentru business-ul tău.
2. Definește-ți foarte bine nevoile de business
Abia după ce îți e clar la ce să te aștepți de la CRM poți începe în cunoștință de cauză să te gândești la care este cel mai bun CRM pentru afacerea ta.
O mare parte din nevoile importante pentru care ai avea nevoie de un CRM sunt:
- Dificultăți în a avea acces la datele de contact ale clienților.
- Comunicarea slabă cu clienții.
- Informațiile despre clienți și interacțiunile cu ei sunt răspândite în agende personale, diferite Excel-uri și alte tipuri de documente, e-mail-uri, SMS-uri etc. astfel că nu ai într-un singur loc centralizat tot istoricul clienților.
- Probleme în a transforma potențialii clienți în clienți sau în a loializa pe termen lung actualii clienți.
- În domeniul tău de activitate ciclurile de vânzare sunt lungi.
- Nu știi ce fac reprezentanții tăi de vânzări și modul în care arată agenda lor zilnică de activități
- Îți e greu să obții rapoarte de vânzări și forecast-uri, astfel încât să poți evalua așa cum trebuie performanțele oamenilor de vânzări.
3. Buget. Cât de mult costă un CRM software? On-Premise vs Cloud
Prețul unui soft CRM variază destul de mult. Furnizorii unor astfel de programe au mai multe variante de prețuri, în funcție de tipul CRM-ului.
Dacă optezi pentru un CRM on-premise atunci, pe lângă costurile software-ului, va trebui să te ocupi și de partea hardware. Mai exact va trebui să achiziționezi un server, pe care să ruleze CRM-ul, iar apoi o licență de server CRM, urmată de licențe CRM pentru numărul de utilizatori din firmă.
Pe lângă aceste costuri inițiale se mai adaugă și costurile cu partea de implementare și training-ul oamenilor tăi. Iar apoi, în următorul an după achiziția CRM-ului, vei plăti o mentenanță anuală pentru a avea acces la actualizările produsului și la serviciile de suport.
Însă dacă optezi pentru un CRM care folosește tehnologia Cloud, cum ar fi de exemplu HERMES CRM, atunci nu mai ai nevoie de server. Astfel costurile inițiale sunt mult mai mici.
CRM-uri în Cloud au avantajul de a fi accesibile cu ușurință de oriunde.
În ceea ce privește modul lor de licențiere, acestea pot fi utilizate pe bază de abonament, în regim SaaS (Software as a Service). Acest lucru înseamnă că pentru fiecare utilizator al aplicației, vei plăti un abonament lunar.
4. Documentează-te în legătură cu furnizorul soft-ului CRM. Integrarea cu alte programe software
E bine să știi dacă furnizorul de software CRM este dezvoltatorul soluției, un integrator de soluții software sau un distribuitor/partener local.
Ca și recomandare este bine să alegi un furnizor de CRM în această ordine:
- Dezvoltatorul soluției;
- Distribuitor/partener local;
- Integrator de soluții software.
Atunci când te uiți la dezvoltatorul CRM-ului trebuie să vezi cât de multă experiență are pe piață, cât de mulți angajați și dacă a mai lucrat cu firme din industria ta sau cu un profil asemănător de activitate. Tot aici este bine să vezi dacă respectivul furnizor a dezvoltat un întreg ecosistem de aplicații pe lângă CRM, cum ar fi: ERP, SFA, Business Intelligence, WMS pentru depozite etc.
E întotdeauna mai bine să achiziționezi mai multe soluții software de la același dezvoltatorul fiindcă ele se vor integra fără probleme ceea ce pe tine te scutește de costuri de integrare și de multe alte probleme.
În ceea ce privește distribuitorul/partenerul local, pe lângă faptul că e bine să te uiți la informații despre producătorul CRM-ului, va trebui să verific și experiența acestui partener local ca să vezi de cât timp face asta și câte implementări a mai făcut până acum.
Cea mai puțin recomandată variantă pentru a alege un furnizor de aplicații CRM este cea care vine de la un integrator de soluții software. De cele mai multe ori un integrator vinde soluții care provin de la mai mulți producători de software. Acest lucru înseamnă că o eventuală integrare a unui CRM dezvoltat de un producător, cu un ERP dezvoltat de alt producător e mult mai greu de întreținut.
În plus, dacă un astfel de integrator are o gamă largă de produse, e foarte posibil ca să aibă puțini oameni specializați pe CRM, astfel că pe partea de suport s-ar putea să apară probleme în perioadele aglomerate.
5. Cere o demonstrație a produsului CRM
Este important să vezi atât modul în care funcționează soft-ul CRM, dar și cât de rapid reacționează. Totodată e important să vezi și cât de prietenoasă este interfața aplicației pentru utilizatori.
6. Mobilitate cu ajutorul soft-ului CRM
Dacă ai oameni care lucrează pe teren, atunci e bine să te asiguri că CRM-ul funcționează cum trebuie pe smartphone sau tabletă.
7. Capacitatea de a genera rapoarte instant
Un soft CRM bun trebuie să aibă filtre și funcționalități care să creeze rapid rapoarte grafice, ușor de înțeles. Astfel se poate monitoriza ușor activitatea oamenilor, cifra de vânzări din orice perioadă sau se pot face previziuni de vânzări pe baza datelor din CRM.
8. Personalizare și customizare a CRM-ului
Un CRM trebuie să fie adaptabil nevoilor tale. De aceea este bine să cauți un soft CRM care este suficient de parametrabil, adică să poți să creezi în el câmpurile de care ai nevoie, conform specificului activității tale.
9. Scalabilitatea software-ului CRM
Privește în perspectivă. Cu siguranță vrei să îți dezvolți afacerea pe viitor. Așadar trebuie să te asiguri că alegi atât un furnizor CRM de încredere care v-a continua să investească în funcționalitățile produsului, cât și un CRM care să te ajute în momentul acesta.
