Un distribuitor cu două sau trei depozite gestionează, de regulă, mii de SKU-uri în paralel. Fiecare locație are propriul ritm de vânzări, propriile constrângeri de spațiu și propriul set de produse care generează rulaj adaptat specificului clienților din zonă. Problema nu e că stocurile există în mai multe locuri, ci că informația despre ele ajunge fragmentată, cu întârziere sau deloc la cei care iau deciziile de vânzare, transfer între gestiuni/puncte de lucru în vederea vânzării sau de aprovizionare.
Scenariul tipic arată așa: depozitul din Cluj are surplus de 10 de paleți la un produs care se vinde slab acolo, în timp ce depozitul din București refuză comenzi pentru același produs fiindcă sistemul arată stoc zero. Nimeni nu verifică stocul consolidat înainte de a lansa o nouă comandă la furnizor, iar rezultatul e suprastoc pe o locație și pierdere de vânzări pe alta.
O problemă frecventă la distribuitorii cu depozite multiple este vizibilitatea limitată asupra stocului real per locație: fiecare punct de lucru lucrează cu propria evidență, fără o imagine de ansamblu. Transferurile între locații care se fac pe bază de telefon sau e-mail și ajung înregistrate cu întârziere în gestiune, diferențele de inventar care cresc proporțional cu numărul de depozite fiindcă fiecare locație introduce erori proprii la recepție și livrare, dar și deciziile de aprovizionare bazate pe estimări, nu pe date reale de consum per punct de lucru.
Cu cât numărul de locații crește, cu atât aceste probleme se pot amplifica și se traduc în bani blocați în stocuri care nu se mișcă și comenzi pierdute acolo unde marfa lipsește.
Ce presupune gestiunea stocurilor multi-punct cu un sistem ERP integrat
Gestiunea stocurilor pe mai multe locații funcționează corect doar atunci când toate punctele de lucru alimentează un singur sistem central, în timp real. Un ERP integrat elimină evidențele paralele și oferă o singură sursă de adevăr pentru stocuri, prețuri și costuri la fiecare depozit, magazin sau showroom din rețea.
Cu un astfel de sistem, orice modificare de stoc (recepție, vânzare, transfer, retur) se reflectă instant în gestiune. Un manager de aprovizionare poate vedea câte bucăți dintr-un produs sunt disponibile în fiecare locație, care e ritmul de vânzare pe depozit și unde trebuie să intervină cu o comandă la furnizor.
Sistemul ERP Transart include funcționalitatea „Stoc Optim”, un instrument de analiză care asistă semnificativ persoana responsabilă cu procesul de aprovizionare. Stoc Optim analizează volumul vânzărilor dintr-o perioadă anterioară, calculează cantitățile necesare pentru a onora 100% din comenzi la pe baza vanzărilor medii și a unui stoc minim necesar pentru un numar de zile NZSO). Dacă vinzi produse sezoniere (de exemplu, materiale de izolație care se vând mai bine toamna), aplicația oferă un coeficient de sezonalitate care ajustează automat calculul.
Comenzile asistate cu interogarea Stoc Optim sunt mai precise decât cele făcute manual, fiindcă esențial se bazează pe un consum real pentru a genera comanda minimă și abia apoi pe experianța și intuiția persoanei responsabie cu aprovizionarea. Persoană care poate reține detalii despre câteva produse „vedetă”, care au perfomat bine în sezoanele anterioare, dar pentru care este greu să țină minte ritmul de vânzare a sute de produse care nu ies în evidență.
Transferuri între locații și gestiuni: cum simplifici mișcarea mărfii
Când un produs se vinde bine într-un depozit și stagnează în altul, soluția evidentă e să muți marfa acolo unde există cerere. În practică, transferul între locații generează frecvent probleme: marfa pleacă din depozitul A, dar stocul din gestiune nu se actualizează la timp, iar depozitul B înregistrează recepția cu întârziere. Rezultatul e o fereastră în care nimeni nu știe exact unde se află produsele.
Un sistem WMS integrat nativ cu ERP-ul elimină această fereastră. Warehouse Manager WMS de la Transart generează automat avize sau bonuri de transfer, iar stocurile se actualizează în ambele gestiuni în momentul în care operatorul scanează marfa. Nu mai există o perioadă de „tranziție” în care produsele nu apar în niciun depozit sau apar în ambele gestiuni simultan.
Transferurile funcționează atât între locații fizice diferite (depozit central spre magazin sau showroom), cât și între gestiuni din aceeași locație. Un distribuitor de materiale de construcții care vinde și prin showroom, poate rezerva marfa din depozitul principal în showroom-ul adiacent printr-o simplă scanare a codului de bare afișat lângă produs, în magazin/showroom.
Integrarea nativă dintre Warehouse Manager WMS și ERP Transart înseamnă că datele despre stocuri sunt tot timpul luate din aceeași sursă, fără sincronizări periodice sau importuri de fișiere. Orice mișcare de marfă făcută din terminalul mobil WMS apare imediat în gestiunea din ERP.
Cum a rezolvat Seda Invest controlul stocurilor la nivel național?
Seda Invest Brașov distribuie produse abrazive, scule, unelte și vopsele la nivel național, cu sediul principal în Brașov și puncte de lucru în București, Cluj-Napoca, Focșani și Craiova. Rețeaua de agenți comerciali acoperă 75% din teritoriul României.
Pentru o companie cu activitate pe cinci locații, controlul stocurilor între filiale era o necesitate operațională. Seda Invest a implementat B-Org ERP împreună cu HERMES SFA tocmai pentru a rezolva problema fluxului informațional între filiale și pentru a controla distrbuirea stocurilor între depozite, acoperind optim teritoriul național.
Ce s-a schimbat concret după implementarea Transart ERP + WMS? Acces în timp real la informațiile de la toate punctele de lucru datorită modului de lucru online (client-server), controlul disponibilității stocurilor la fiecare filială și determinarea rapidă a necesarului de aprovizionare, controlul costurilor și al prețurilor de achiziție și de vânzare pentru un număr mare de produse la toate locațiile și reducerea timpului de onorare a comenzilor clienților.
Un aspect relevant pentru distribuitorii cu portofolii mari: Seda Invest lucrează cu nomenclatoare stufoase, iar sistemul ERP permite selecția/cătare rapidă a produselor după cod intern, cod de bare sau denumire parțială. Asta contează atunci când ai mii de SKU-uri răspândite pe cinci depozite și trebuie să identifici rapid ce ai și unde ai.
Seda Invest folosește două categori de agenți de vânzări: pre-sales pe teren și Telesales la sediu. Toți au vizibilitate în timp real asupra stocurilor disponibile, prețurilor, discounturilor și promoțiilor la fiecare punct de lucru. Asta a eliminat situațiile în care un agent promitea un produs care nu mai era pe stoc în depozitul din zona sa.
5 Bune practici operaționale pentru distribuitori cu depozite multiple
Tehnologia rezolvă o parte din problemă, dar fără procese operaționale coerente, chiar și cel mai bun ERP sau WMS va fi subutilizat. Câteva practici care fac diferența la distribuitorii cu mai multe locații:
- Inventar regulat, pe locație, nu doar la nivel global. Un inventar anual complet pe tot depozitul e necesar, dar insuficient. Cu un WMS care permite scanarea codurilor de bare, poți face inventare parțiale pe zone sau pe categorii de produse fără să închizi depozitul. Dacă lucrezi cu produse perisabile, inventarul pe serii de lot și date de expirare te ajută să identifici rapid diferențele care trebuie reglate.
- Reguli de aprovizionare per depozit, nu la nivel de companie. Fiecare locație are un ritm de vânzare diferit. O comandă de aprovizionare „la grămadă” duce inevitabil la suprastocări pe unele locații și lipsuri pe altele. Folosirea funcționalității de analiză Stoc Optim per punct de lucru ajută responsabilul cu aprovizionarea depozitului să ajusteze aprovizionarea bazându-se pe consumul real al fiecărui depozit.
- Verificare stocuri și prețuri direct din terminal. Gestionarii trebuie să poată verifica rapid stocul și prețul unui produs printr-o simplă scanare, fără să acceseze back-office-ul. WMS-ul Transart permite asta: scanezi codul de bare și vezi instant stocul disponibil și prețul din ERP. E important și ca prețul de la raft să coincidă cu cel din sistem, mai ales la showroom-urile care servesc clienți direct.
- Alertă lipsă stoc pe locație. Configurarea semnalizării de lipsă stoc per depozit te ajută să reacționezi înainte ca un client să fie refuzat. Când stocul atinge un prag minim pe o locație, sistemul semnalizează automat, iar aplicația WMS nu mai trimite operatorii spre acea locație pentru picking.
- Transferuri preventive, nu reactive. Cele mai eficiente companii nu așteaptă lipsa de stoc ca să transfere marfă între depozite. Prin rapoartele de stoc per locație din ERP, pot identifica dezechilibrele înainte ca ele să genereze comenzi pierdute și pot inițiа transferuri regulate pe baza datelor de vânzare, nu pe baza reclamațiilor din teren.
Motorul de gestiune din ERP Transart este continuu îmbunătățit pe baza solicitărilor venite de la clienți. Inclusiv componenta de WMS care are în plan o serie de îmbunătățiri majore pe baza solicitărilor punctuale venite de la cei peste 190 de clienți care au adoptat și WMS-ul Transart.
