Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning) este o platformă informatică unică, utilă pentru monitorizarea, controlul și managementul integrat al tuturor activităților, proceselor și operațiunilor derulate de o companie. O aplicație ERP poate fi folosită pentru orice domeniu de activitate: producție, comerț (retail), distribuție, import/export, prestări de servicii etc.

Unul dintre rolurile importante ale unui sistem ERP este să îmbunătățească semnificativ colaborarea interdepartamentală și să automatizeze și eficientizeze activitățile din cadrul companiei.

Sistemele ERP reunesc și stabilesc modul de lucru și circuitele din firmă și permit un flux integrat de schimb de date între departamente. Prin partajarea datelor între departamente se elimină duplicarea task-urilor și se asigură accesul la o singură bază de date corectă, completă și actualizată, care conține un singur adevăr disponibil pentru toată organizația.

În prezent, sistemele ERP sunt vitale pentru administrarea afacerilor de toate dimensiunile, din toate domeniile de activitate.

Cum funcționează un soft ERP?

Principiul de bază al funcționării unui software de tip ERP este colectarea centralizată a datelor cu scopul de a le distribui la o scară largă. Practic, un sistem ERP are o bază de date comună prin care se oferă acces la datele colectate de din mai multe activități, de mai multe departamente, punând astfel la un loc informațiile și experiența tuturor utilizatorilor de ERP pentru a crea o perspectivă unitară și integrată.

Prin intermediul interfeței sistemului ERP se culeg/înregistrează, validează, prelucrează, transferă sau se exportă datele sub formă brută sau sub formă de rapoarte, declarații financiar-contabile etc.

Înregistrarea datelor în sistemul ERP se realizează prin:

  • Introducerea datelor direct de către operatori, prin intermediul tastaturii sau prin scanarea codurilor de bare, dacă este cazul
  • Importul din alte baze de date
  • Transferul între terți, în special între IKA (International Key Accounts) și furnizorii lor, cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)

Prin urmare, un soft ERP îl ajută pe utilizator să își gestioneze mai bine și mai repede activitatea și să o înregistreze în baza de date, iar documentele sau informațiile care rezultă sunt apoi accesibile și către management sau către celelalte departamente care au nevoie de aceste date pentru a-și desfășura activitatea.

Care sunt componentele unui sistem ERP?

Administrare – pentru definirea meniurilor disponibile pentru utilizatori și a drepturilor de acces în ERP, pentru personalizarea documentelor și rapoartelor sau pentru definirea procesului de backup al bazei de date din ERP.

Stocuri – pentru gestionarea și monitorizare exactă, în timp real, asupra tuturor stocurilor de produse și a mișcărilor de stoc, indiferent dacă e vorba de una sau mai multe gestiuni și locații.

Mijloace fixe – pentru înregistrarea și urmărirea în detaliu a operațiunilor financiare desfășurate asupra obiectelor de patrimoniu (mijloace fixe și obiecte de inventar), cu reflectare automată în contabilitate.

Contabilitate – destinat pentru automatizarea operațiunilor contabile și pentru obținerea situațiilor și rapoartelor financiare-contabile, obligatorii din punct de vedere legal.

Salarizare – pentru managementul informațiilor legate de angajați și pentru rezolvarea tuturor activităților legate de calcul salarial (D112, pontaje, concedii, contracte, plata salarii și impozite, bonuri de masă etc.).

Comenzi – pentru estimarea corectă a necesarului de stocuri care trebuie comandate de la furnizor, ținând cont de mai multe variabile, cum ar fi sezonalitatea sau cererea pentru produse.

Aprovizionare – pentru managementul optim și eficient al lanțului de aprovizionare și al necesarului de aprovizionare.

Vânzări – pentru organizarea și urmărirea vânzărilor, a discount-urilor aplicate, dar și pentru întocmirea  documentelor aferente vânzării.

Încasări-Plăți – pentru urmărirea situației reale a facturilor restante și scadente de la clienți sau furnizori, dar și a situației clienților răi/buni platnici pentru unul sau mai mulți agenți comerciali.

Facturare  – pentru înregistrarea și generarea documentelor specifice circuitului de facturare (proforme, facturi, avize etc.).

Servicii – pentru activitățile de servicii, service și garanții și pentru întocmirea documentelor necesare.

Producție – pentru evidența corectă a comenzilor care sunt urmate de un proces de producție și pentru gestionarea eficientă a rețetelor de producție, a bonurilor de intrare sau de consum, a rapoartelor de producție etc.

Centre de cost – pentru o transparență sporită asupra repartiției costurilor pe fiecare divizie, filială, departament, punct de lucru etc. astfel încât să înțelegi rapid ce este profitabil și ce nu.

EDI – permite automatizarea și programarea schimbului de date și documente între furnizori/distribuitori și clienții finali, de obicei marii retaileri.

Notificări – automatizează trimiterea către clienți prin e-mail, de informații și documente (facturi, rapoarte), direct din ERP.

Interfețe – permite automatizarea și programarea schimbului de date, dintre ERP și aplicații terțe precum magazine online, aplicație pentru managementul depozitului (WMS), aplicație pentru analiză și raportare (Business Intelligence), POS, EDI, soft pentru automatizarea agenților de vânzări (SFA), CRM etc.

Nomenclatoare – pentru înregistrarea informațiilor importante despre terți/parteneri, gestiuni sau produse.

Rapoarte – pentru generarea și personalizarea unui numeros set de rapoarte, pentru fiecare departament al firmei.

Care sunt avantajele și beneficiile implementării unui sistem ERP?

  • Sistem unic și transparent care integrează toate activitățile departamentale din companie.
  • Îmbunătățește capacitatea echipei de management de a lua decizii de business mai repede, pe baza unor rapoarte generate în timp real, pe baza unor informații corecte și complete.
  • Automatizarea, standardizarea și optimizarea circuitelor de lucru și creșterea productivității angajaților prin reducerea semnificativă a operațiunilor care se realizează manual.
  • Îmbunătățește semnificativ colaborarea inter-departamentală și rapiditatea transferului de date și informații cu ajutorul unei singure bază de date comune tuturor operatorilor ERP.
  • Asigură stabilitate, siguranță și control asupra corectitudinii datelor și a operațiunilor de business.
  • Asigură controlul și optimizarea stocurilor și îmbunătățește procesul de aprovizionare cu necesarul de marfă.
  • Prin intermediul transferului rapid de documente între departamente, scade timpul de livrare al comenzilor și contribuie la creșterea satisfacție clienților.
  • Informațiile din sistemul integrat de tip ERP contribuie la neutralizarea pierderilor și optimizarea proceselor operaționale, fapt care se reflectă mai ales în îmbunătățirea cash-flow-ului și a profitului.

Cere o ofertă personalizată!

Citește detalii