Ce este un sistem ERP și de ce este important pentru afacerea ta?
Un software ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă o platformă informatică unică, concepută pentru monitorizarea, controlul și managementul integrat al tuturor activităților, proceselor și operațiunilor derulate de o companie.
Această soluție tehnologică poate fi adaptată pentru orice domeniu de activitate – de la producție și comerț (retail), până la distribuție, import/export sau prestări de servicii. Versatilitatea sa face din ERP un instrument indispensabil pentru afacerile moderne.
Unul dintre rolurile fundamentale ale unui software ERP este îmbunătățirea colaborării interdepartamentale și automatizarea proceselor, conducând la o eficiență sporită a activităților din cadrul companiei.
Cum funcționează un sistem ERP în practică?
Principiul de bază al funcționării unui software ERP se bazează pe colectarea centralizată a datelor cu scopul distribuirii lor la scară largă. Sistemele ERP utilizează o bază de date comună care oferă acces la informațiile colectate din multiple activități și departamente.
Prin această abordare integrată, se creează o perspectivă unitară care reunește informațiile și experiența tuturor utilizatorilor. Sistemele ERP stabilesc modul de lucru și circuitele din firmă, permițând un flux integrat de schimb de date între departamente.
Cum se introduc datele în sistemul ERP?
Înregistrarea informațiilor în sistemul ERP se realizează prin mai multe metode:
- Introducerea directă – operatorii pot introduce datele prin intermediul tastaturii sau prin scanarea codurilor de bare
- Import din alte baze de date – transferul informațiilor din sisteme existente
- Transfer EDI – schimbul automat de date între terți, în special între IKA (International Key Accounts) și furnizorii lor
Prin partajarea datelor între departamente se elimină duplicarea task-urilor și se asigură accesul la o singură bază de date corectă, completă și actualizată.
Care sunt componentele principale ale unui sistem ERP?
Un sistem ERP modern include multiple module specializate, fiecare dedicat unei anumite funcții de business:
- Administrare
Pentru definirea meniurilor disponibile pentru utilizatori și a drepturilor de acces în programul ERP, pentru personalizarea documentelor și rapoartelor sau pentru definirea procesului de backup al bazei de date din ERP. - Stocuri
Pentru gestionarea și monitorizare exactă, în timp real, asupra tuturor stocurilor de produse și a mișcărilor de stoc, indiferent dacă e vorba de una sau mai multe gestiuni și locații. - Mijloace fixe
Pentru înregistrarea și urmărirea în detaliu a operațiunilor financiare desfășurate asupra obiectelor de patrimoniu (mijloace fixe și obiecte de inventar), cu reflectare automată în contabilitate. - Contabilitate
Destinat pentru automatizarea operațiunilor contabile și pentru obținerea situațiilor și rapoartelor financiare-contabile, obligatorii din punct de vedere legal. - Salarizare
Pentru managementul informațiilor legate de angajați și pentru rezolvarea tuturor activităților legate de calcul salarial (D112, pontaje, concedii, contracte, plata salarii și impozite, bonuri de masă etc.). - Comenzi
Pentru estimarea corectă a necesarului de stocuri care trebuie comandate de la furnizor, ținând cont de mai multe variabile, cum ar fi sezonalitatea sau cererea pentru produse. - Aprovizionare
Pentru managementul optim și eficient al lanțului de aprovizionare și al necesarului de aprovizionare. - Vânzări
Pentru organizarea și urmărirea vânzărilor, a discount-urilor aplicate, dar și pentru întocmirea documentelor aferente vânzării. - Încasări-Plăți
Pentru urmărirea situației reale a facturilor restante și scadente de la clienți sau furnizori, dar și a situației clienților răi/buni platnici pentru unul sau mai mulți agenți comerciali. - Facturare
Pentru înregistrarea și generarea documentelor specifice circuitului de facturare (proforme, facturi, avize etc.). - Servicii
Pentru activitățile de servicii, service și garanții și pentru întocmirea documentelor necesare. - Producție
Pentru evidența corectă a comenzilor care sunt urmate de un proces de producție și pentru gestionarea eficientă a rețetelor de producție, a bonurilor de intrare sau de consum, a rapoartelor de producție etc. - Centre de cost
Pentru o transparență sporită asupra repartiției costurilor pe fiecare divizie, filială, departament, punct de lucru etc. astfel încât să înțelegi rapid ce este profitabil și ce nu. - EDI
Permite automatizarea și programarea schimbului de date și documente între furnizori/distribuitori și clienții finali, de obicei marii retaileri. - Notificări
Automatizează trimiterea către clienți prin e-mail, de informații și documente (facturi, rapoarte), direct din ERP. - Interfețe
Permite automatizarea și programarea schimbului de date, dintre ERP și aplicații terțe precum magazine online, aplicație pentru managementul depozitului (WMS), aplicație pentru analiză și raportare (Business Intelligence), POS, EDI, soft pentru automatizarea agenților de vânzări (SFA), CRM etc. - Nomenclatoare
Pentru înregistrarea informațiilor importante despre terți/parteneri, gestiuni sau produse. - Rapoarte
Pentru generarea și personalizarea unui numeros set de rapoarte, pentru fiecare departament al firmei.
Care sunt principalele avantaje ale implementării unui ERP?
Beneficii operaționale
Implementarea unui sistem ERP aduce numeroase avantaje concrete pentru organizații:
- Integrare completă – sistemul unică și transparent care integrează toate activitățile departamentale din companie, eliminând silosurile de informații.
- Luarea deciziilor îmbunătățită – managementul poate lua decizii de business mai rapide pe baza rapoartelor generate în timp real, folosind informații corecte și complete.
Beneficii de eficiență
- Automatizarea proceselor – standardizarea și optimizarea circuitelor de lucru conduc la creșterea productivității prin reducerea semnificativă a operațiunilor manuale.
- Colaborare interdepartamentală – îmbunătățirea rapidității transferului de date între departamente prin utilizarea unei baze de date comune.
Beneficii financiare și de control
- Stabilitate și siguranță – controlul asupra corectitudinii datelor și operațiunilor de business, oferind siguranță în procesele zilnice.
- Optimizarea stocurilor – controlul și optimizarea inventarelor, îmbunătățind procesul de aprovizionare cu necesarul de marfă.
- Îmbunătățirea satisfacției clienților – prin transferul rapid de documente între departamente, se reduce timpul de livrare al comenzilor.
- Optimizarea financiară – informațiile din sistemul integrat contribuie la neutralizarea pierderilor și optimizarea proceselor operaționale, reflectându-se în îmbunătățirea cash-flow-ului și profitului.
Concluzie
În prezent, sistemele ERP sunt vitale pentru administrarea afacerilor de toate dimensiunile, din toate domeniile de activitate. Investiția în tehnologia ERP reprezintă un pas strategic către modernizarea și eficientizarea operațiunilor de business.
