Managementul eficient al depozitului reprezintă o provocare majoră pentru companiile care gestionează stocuri mari de produse. Un sistem WMS (Warehouse Management System) integrat cu ERP-ul transformă complet modul în care se desfășoară operațiunile zilnice din depozit, eliminând erorile umane și optimizând timpul de lucru.
Acest articol prezintă cele 12 operațiuni esențiale din depozit care beneficiază direct de implementarea unui sistem WMS: de la recepția mărfii și organizarea stocurilor, până la picking-ul optimizat și inventarierea rapidă.
Vei descoperi cum tehnologia de scanare a codurilor de bare și integrarea cu sistemul ERP pot transforma procesele manuale îngreunate în operațiuni automate, precise și eficiente.
1. Recepții de marfă cu WMS
Ce probleme întâmpini când faci recepții de marfă fără WMS?
Când nu ai un sistem WMS care să te ajute cu managementul activității din depozit, recepționarea mărfii devine o adevărată provocare. În primul rând îți consumă foarte mult timp (și nervi aș putea adăuga). Când vezi că îți vine un tir plin de marfă și știi că trebuie să stai să verifici super atent, să numeri și să inspectezi vizual toată marfa de acolo, parcă îți cam piere cheful de viață. Și nu numai ție, cât și celorlalți operatori din depozit care ajută la verificarea și descărcarea mărfii.
De ce sunt recepțiile fără WMS atât de problematice?
Te rog, dă-mi voie să îți explic. Până acum am stabilit deja că recepțiile de marfă fără WMS mănâncă timp. Mult prea mult timp. Însă acesta este doar vârful icebergului.
Problema cea mai mare a recepțiilor fără WMS este faptul că apar multe erori. Pe de o parte verificarea mărfii prin numărare și inspecție vizuală este automat supusă erorilor. E greu ca om să fii permanent atent astfel încât să îți dai seama că unele produse care arată identic sau seamănă foarte mult, sunt produse diferite, mai ales dacă doar o cifră/literă diferă de pe codul de bare.
Iar de aici începe distracția:
- Aceste stocuri vor fi introduse greșit în sistemul de gestiune sau în ERP
- Descoperi că pentru unul dintre produse nu ai stoc, deși ar fi trebuit să ai
- Clienții încep să reclame faptul că au primit produse greșite în comenzi
Cum rezolvă WMS-ul problemele de trasabilitate în FMCG?
Iar dacă discutăm și de zona FMCG, unde există produse perisabile, este nevoie de foarte mare atenție pe partea de trasabilitate, date de expirare și număr de lot.
Rezolvarea tuturor acestor probleme se poate face simplu cu ajutorul unui WMS și a unui terminal care scanează codurile de bare ale produselor. De exemplu, Warehouse Manager WMS dezvoltat de Transart:
- Integrare completă: pe lângă faptul că este integrat cu ERP-ul astfel că stocurile scanate cu terminalul WMS merg direct în gestiune
- Coduri complexe: WMS-ul poate lucra și cu coduri de bare complexe de tip GS1-128, care integrează și data de expirare și numărul de lot
- Flexibilitate maximă: Poți face recepții ghidate (să verifici marfa de la furnizor pe baza facturii sau avizului de însoțire a mărfii) sau recepții neghidate (urmând ca mai târziu să se introducă factura de la furnizor în sistemul ERP)
2. Stocare – Harta depozit WMS
Cum îți organizezi depozitul pentru stocare eficientă?
După ce s-a recepționat și verificat marfa primită de la furnizori, urmează momentul în care ea va fi stocată pe rafturile depozitului. Pentru ca stocarea să nu se facă haotic, depozitul trebuie să fie organizat pe locații.
Ce îți oferă funcționalitatea Harta depozitului?
Un WMS bun are dezvoltată funcționalitatea denumită Harta depozitului. Aceasta te ajută în mai multe direcții:
- a) Localizare actuală: îți arată locațiile unde mai există marfa respectivă în prezent
- b) Istoric locații: îți arată locațiile unde a mai existat înainte marfa respectivă în trecut
- c) Spații libere: îți arată locațiile unde nu există niciun fel de marfă în prezent
- d) Traseu optimizat: pentru picking-ul produselor din comenzi, sistemul WMS sugerează operatorului un traseu optimizat în funcție de ordinea locațiilor din depozit
Astfel încât acesta să parcurgă cel mai scurt drum către produsele pe care trebuie să le pregătească pentru comandă. Astfel nu mai stă să caute aiurea prin depozit cine știe ce produs. Harta depozitului îi ajută foarte mult și pe operatorii noi să se integreze mai repede.
Majoritatea companiilor stochează de fiecare dată, aceeași marfă, în același loc din depozit, pentru a fi mai ușor de găsit, iar harta depozitului ajută în această situație.
3. Picking din WMS
Cum optimizezi colectarea mărfii din depozit?
Am discutat puțin despre picking și un pic mai sus, însă și această activitate de colectare marfă din depozit merită o secțiune separată. Lucrurile aici sunt simple: dacă picking-ul, verificarea și pregătirea mărfii se face corect, atunci se vor livra exact produsele solicitate de clienți. În caz contrar ies discuții, supărări și costuri suplimentare pentru toate părțile implicate.
Ce criterii ia în considerare WMS-ul pentru picking optimizat?
Pentru a evita apariția unor astfel de probleme, WMS-ul Transart ține cont de mai multe criterii:
- Datele de livrare
- Zilele de week-end
- Stoc blocat
- Rutele de livrare
Picking-ul este ghidat de avize de livrare/încărcare pentru precizie maximă.
4. Ieșiri de marfă
Ce probleme apar la predarea mărfii pentru livrare?
O altă operațiune importantă care se desfășoară într-un depozit este predarea mărfii pentru livrare. Aici se pot genera multe confuzii, mai ales dacă există mai multe produse asemănătoare prin depozit.
Cum previi erorile la ieșirile de marfă?
De aceea, terminalele mobile care scanează coduri de bare îi ajută pe operatori să fie siguri că au pregătit produsele corecte pentru comanda fiecărui client în parte. Practic WMS-ul îi avertizează pe operatori că vor să adauge produse greșite într-o anumită comandă.
WMS-ul Transart îi notifică pe oamenii din depozit să pregătească marfa în funcție de data de livrare de pe factura proformă, pentru a asigura astfel respectarea termenilor de livrare agreați cu clienții.
5. Inventariere rapidă cu terminal WMS
De ce este inventarierea manuală ineficientă?
Cine a făcut un inventar în care a numărat manual produsele știe cât de mult durează acest proces, cât de obositor este și cât de mare este probabilitatea de a face erori pe parcursul procesului.
Cum simplifică WMS-ul procesul de inventariere?
Un WMS simplifică foarte mult toată activitatea de inventariere, astfel că se ajunge la realizarea unui inventar rapid, ușor și exact, adică ceea ce ne dorim cu toții.
De exemplu, cu ajutorul WMS-ului Transart:
- Inventariere în echipă: poți face inventarierea cu mai mulți oameni deodată
- Terminale pentru toți: le oferi terminale cu care să poată scana codurile de bare de pe produse
- Împărțire pe zone: îi împarți pe diferite zone din depozit/showroom/magazin
- Cumulare automată: în WMS marfa scanată se cumulează automat de la toți operatorii
Nu mai trebui să stea nimeni să adune și să se mai uite pentru a valida tot felul de chei de verificare.
Când este utilă inventarierea parțială?
O altă chestiune practică este inventarierea parțială. Această funcționalitate îți este utilă dacă nu ai timp să faci un inventar total sau dacă nu vrei să faci unul fiindcă ar însemna că ar trebui să închizi magazinul/depozitul și să pierzi vânzări. Practic, atunci când faci un inventar parțial poți alege doar o anumită zonă din depozit în care să te ocupi de această activitate.
Pentru FMCG, cu ajutorul WMS-ului Transart poți face inventariere și pe partea de serii de lot și date de expirare fiindcă de cele mai multe ori discutăm în această industrie de produse perisabile.
6. Cântărire marfă pentru livrare
Când ai nevoie de cântare integrate cu WMS-ul?
În cazul depozitelor care vând produse care au greutate variabilă este necesară utilizarea cântarelor integrate cu sistemul WMS.
Ce facilități oferă WMS-ul pentru cântărire?
De exemplu, cu Warehouse Manager WMS:
- Integrare multiplă: poți integra mai multe cântare
- Adunare automată: dacă pentru o singură comandă trebuie să cântărești de mai multe ori același tip de produs, la final sistemul WMS va aduna automat cantitățile
- Gestionare pierderi: pentru furnizorii de produse din carne, WMS-ul Transart gestionează și pierderile de greutate (scăzămintele) care apar pe parcursul transportului cărnii până la clientul final
7. Vânzare consultativă din showroom
Cum ajută WMS-ul în magazinele tip showroom?
Un sistem WMS este util și în cazul magazinelor de tip showroom, unde clienții au nevoie de asistență personalizată pentru a alege produsele de care au nevoie. Să luăm un exemplu din zona de bricolaj/materiale de construcții.
Cum funcționează procesul de vânzare consultativă?
Clientul vine în showroom și are nevoie de tot felul de produse și de informații. În acest caz:
- Un consultant de vânzări din showroom poate merge cu clientul printre rafturi
- În acest timp să îi arate acestuia de ce materiale și scule are nevoie
- Produsele pe care clientul s-a hotărât să le cumpere sunt scanate de către consultant
- La final aceste informații sunt trimise către facturare
- După ce e gata factura proformă, aceasta pleacă spre depozit
- Comanda începe să fie pregătită pentru livrare
8. Retururi
Cum simplifici procesul de retururi cu WMS?
Pentru situațiile în care clienții returnează produse, WMS-ul Transart simplifică foarte mult procesul.
Care sunt pașii pentru procesarea retururilor?
Practic în sistemul WMS se introduce cantitatea produselor returnate, iar apoi sistem caută automat datele, iar apoi se generează din ERP factura stornatoare.
9. Transferuri între locații
Cum gestionezi transferurile de marfă între locații?
Totodată, WMS-ul este un instrument util pentru a transfera marfa din depozit în magazin cu ajutorul avizelor sau bonurilor de transfer care sunt create automat de program.
10. Printare documente, etichete, coduri de bare
Ce documente poți genera cu WMS-ul?
Un alt lucru la care WMS-ul poate fi utilizat este imprimarea de diferite documente de ieșire cum ar fi:
- Aviz de custodie
- Aviz de transfer
- Factură sau aviz de însoțire a mărfii
- Informații despre produse
- Etichete și coduri de bare
11. Verificare Preț
Cum verifici rapid prețurile produselor?
Cu ajutorul scanerelor se poate verifica rapid prețul unui produs, atât pentru a răspunde la întrebarea unui client atunci când se face vânzare consultativă în showroom, dar și pentru a verifica dacă prețul de la raft este același cu prețul afișat de WMS.
12. Verificare Stoc
Cum monitorizezi nivelurile de stoc în timp real?
Totodată, pe lângă prețuri, scanerele de coduri de bare pot fi utilizate pentru a verifica rapid care este nivelul stocului pentru un anumit produs.
Dacă dorești să afli mai multe despre sistemul WMS dezvoltat de Transart, contactează-ne cu încredere pentru a discuta cu un expert despre cum te poate ajuta acest sistem în depozitul tău.
