B-ORG & HERMES az Intercompany társaságnál – “az összes jelentés és helyzet pontosságát nyújtja”
A szatmárnémeti Intercompany pre-sales típusú élelmiszer, üdítőital és szeszesital disztribúciót végez: sör a Heineken Románia társaságtól, Astese márkájú szeszesitalok, QAB (Pepsi) márkájú üdítőital, Tchibo kávé, élelmiszertermékek: Tymbark, Alka, Elgeka, Kandia-Excelent, Romdil, Bega Pam.
A társaság az ország északnyugati területét fedi: Szatmár, Máramaros, Kolozs és Bihar megyéket, székhelye Szatmárnémetiben van, telephelyei pedig Nagybányán, Máramarosszigeten, Kolozsváron és Nagyváradon. A disztribúciós flotta 3 divíziótípusba csoportosított 36 ügynökből áll: szeszesital divízió, üdítőital divízió és élelmiszer divízió.
A B-ORG ERP & HERMES SFA telepítésének célkitűzései
A B-ORG & HERMES rendszer Intercompany társaságnál történő telepítésének fő célja egy online munkamodulra alapuló, integrált informatikai rendszer maximális kapacitáson történő használata volt, amely képes a társaság által kifejtett tevékenységre vonatkozó konzisztens és komplett információkat megfelelő időben szolgáltatni. Egy stabil, a piacon ellenőrzött és a szervezet tagjai által könnyen asszimilálható alkalmazást szerettek volna. Hasonlóképpen egy fontos kívánság volt a terepen dolgozó ügynökök tevékenységének mobil eszközök révén történő automatizálása is.
A kihívás
A B-ORG & HERMES integrált megoldás telepítése előtt az Intercompany társaság nehézségekbe ütközött az adatok központosítása és értelemszerűen az 5 fiókvállalattól beérkező adatok ellenőrzése tekintetében. Mindegyik telephely egy külön adatbázist, különböző névjegyzékeket használt, ezért újra kellett könyvelni az adatokat, hogy központosítani lehessen őket. Mi több, az eladásra, raktárkészletekre és ügyfelekre vonatkozó jelentések manuális központosítására is szükség volt.
Egy másik probléma, amellyel az Intercompany társaságnak szembe kellett néznie, az a terepen dolgozó ügynökök által az ügyfelektől felvett, papír rendelőlapon rögzített rendelések átvétele volt. Ezeket a rendeléseket a székhelyen átírták az esti váltásban dolgozó alkalmazottak, akik az adatkezeléssel és számlázással foglalkoztak.
Hasonlóképpen érezhető volt a csomagolásmenedzsment javításának és a reális időn belül beérkező komplett jelentések égető szükségessége, mint amilyenek a szolgáltatoktól beérkező specifikus jelentések voltak.
A választott megoldás
Az Intercompany társaság által választott megoldás a B-ORG & HERMES integrált megoldás volt, amelyik mind az ügyvitelt, mind pedig az eladások és a számlázások automatizálását fedte. A Transart megoldás az Intercompany társaság számára egy sor probléma megoldásának lehetőségét nyújtotta és – mi több – a társaság utólagos fejlesztéséhez nyújtott támogatást.
Előnyök
A B-ORG & HERMES rendszer egy sor előnnyel tűnik ki mind egy disztribúciós cég követelésének fedésében, mind pedig ugyanazon szolgáltató által nyújtott komplett megoldás (SFA & ERP) nyújtásában:
- egy integrált megoldás használata, amely teljes egészében fedi az értékesítési oldalt: nagykereskedelem, kiskereskedelem és az ügynökök tevékenységének automatizálása, ezáltal a rendszerben kezelt adatok tömörségét biztosítva;
- a raktárkészletekre, értékesítésekre, a telephelyek áruátvételeire vonatkozó pontos adatok reális időn belül;
- a teljes disztribúciós tevékenység automatizálása, a beszállítótól történő áruátvételtől egészen ennek területre történő leszállításáig és a beszállítónak leadott új rendelésekig.
A HERMES SFA megoldás használatának előnyei nem csak a terepen dolgozó ügynökök automatizálására korlátozódnak, hanem az alábbiakat is biztosítja:
- a rendelés átvételét az ügyféltől és offline átküldését a székhelyre;
- az ügynökök tevékenységeinek magas fokú ellenőrzése (megtett kilométerek, a teljesített tevékenység típusa, az átvett rendelések száma, a beinkasszálások összege);
- az értékesítési politikák koherenciája (speciális árlista, árengedmények, promóciók);
Az ERP – B-ORG alkalmazása az Intercompany társaságot a következők megszerzésében segítette:
- a területi telephelyek tevékenységének jobb ellenőrzése az online munkamódszernek köszönhetően;
- a visszaszolgáltatandó csomagoló anyagok kezelése és ezek piacbeli valós helyzetére vonatkozó teljes jelentések;
- a cash-flow-ok és a raktárkészletek optimalizálása;
- rugalmas jelentések ekvivalens mértékegységekben;
- az értékesítésekre, árengedményekre, inkasszálásokra vonatkozó komplett jelentések;
- komplexebb, gyorsabb jelentések a beszállatók felé.
Ugyanakkor, a Transart társaságnak köszönhetően, az Intercompany társaság gyors tanácsadási szolgáltatásban és a jogszabálymódosításokhoz való gyors aktualizálásokban részesül.
Az ügyfél véleménye
„A Transart cég által ajánlott bármelyik software megoldást választanád, biztos lehetsz, hogy teljes, integrált és hatékony program szállítóról van szó. A Transart által nyújtott megoldások mind operációs, mind pedig menedzseri szinten hasznot nyújtanak. A beszerzett programokat a személyes szükségletekhez igazították, a kettő kombinációja így megkönnyíti a munkát és pontosságot biztosít valamennyi jelentésnek és kimutatásnak. Egyike a nagy előnyöknek valamennyi fiókunk reális időn belül történő ellenőrzése. Továbbá, a B-ORG és HERMES rendszerek használata az ügynökök, az átvett rendelések és valamennyi raktárban levő készletek hatékony nyomon követését biztosítja.” – Cristina Aniţaş, Intercompany Értékesítési igazgató.