HERMES SFA implementat la liderul distributiei de medicamente din Romania

Furnizor:   Transart SRL, Cluj-Napoca
Client:        A&D Pharma Holdings SRL, Mediplus Exim SRL
Industrie:  Farmaceutică
Soluţie:      Sales Force Automation
Teminale: TabletPC, PocketPC, Imprimante mobile

Mediplus, compania de distribuţie a grupului A&D Pharma şi-a crescut semnificativ eficacitatea forţei de vânzări prin implementarea soluţiei mobile Hermes SFA, furnizate de Transart.

Provocarea

Datorită creşterii numerice a forţei de vânzări, A&D Pharma simţea o nevoie acută de a implementa un sistem informatic unitar şi uşor de folosit de către întreaga forţă de vânzări. Erau vizate: simplificarea înregistrării activităţii desfăşurate de agenţi pe teren, creşterea capacităţii de colectare a cash-ului din piaţă precum şi reducerea unor costuri de su¬port logistic al forţei de vânzare/livrare, toate în contextul creşterii calităţii actului de vânzare.

Prin implementarea soluţiei mobile HERMES SFA principalul beneficiu constă în îmbunătăţirea serviciilor pe care le oferim clienţilor noştri din zona de distribuţie. Din perspectiva dezvoltărilor vizate de grupul A&D Pharma, fie că este vorba de extinderile regionale, fie că vorbim de parteneriate cu noi furnizori, şi implicit noi medicamente adăugate în portofoliul de distribuţie, un alt mare câştig obţinut în urma implementării soluţiei mobile HERMES este o capacitate sporită de coordonare şi control a unor echipe foarte mari – sute de oameni. Vorbim aici de reprezentanţi de vânzări, reprezentanţi medicali care desfăşoară activităţi de promovare şi care peste 80% din timp îl petrec la client.” a declarat dl Robert Popescu, CEO A&D Pharma

De ce HERMES SFA de la Transart?

Soluţia HERMES oferită de Transart a fost aleasă de către echipa desemnată de A&D Pharmasă facă selecţia, cel puţin din ur¬mătoarele motive:

• Grad ridicat de adaptare a sistemului HERMES la nevoile specifice domeniului farmaceutic şi al modului de lucru pe divizii, practicat pe relaţia cu distribuitorii A&D Pharma;
• Gradul ridicat de multumire al clientilor Transart (referinţe) care folosesc soluţia HERMES – companii multinationale din domeniul FMCG care dispun de o forţă de vanzare comparabila numeric (de ordinul sutelor de agenti) cu cea a grupului A&D Pharma;
• Capacitatea de reacţie rapidă a Transart – asumarea implementarii pilotului pe filiala din Ungaria într-un termen extrem de scurt;
• Disponibilitatea Transart de a face o serie de dezvoltari si adaptări ale sistemului HERMES cu o echipa experimentata si numeroasa;
• Crearea unor premise solide pentru cresterea vanzarilor companiei ca urmare a cresterii eficacitatii activitatilor desfasurate de reprezentantii de vanzari pe teren;
• Cresterea capacitatii de colectare a cash-ului de la clientii care au restante scadente si automatizarea procesului de emitere pe loc a chitantelor aferente incasarii acestor datorii ;
• Reducerea timpilor de livrare, fapt posibil prin extinderea functionala a sistemului Hermes cu un modul specializat dedicat automatizarii activitatii agenţilor de livrare.
• Dorinta de a adapta modulul de Targete din Hermes pentru a defini obiective de vanzari clare, usor de stabilit şi de monitorizat pentru fiecare reprezentant de vanzari in parte;
• Diversificarea activitatii desfasurate de reprezentanţii de vanzari, cu activitati specifice de Merchandising şi Marketing: culegerea de informatii din punctele de vanzare (farmacii) pe baza unor chestionare, direct in Hermes, folosind terminale mobile (de exemplu: culegere stocuri pentru produse focus, culegere preturi, monitorizare expunere la raft a produselor focus, etc).

Alegând HERMES SFA de la Transart, A&D Pharma obţinea un instrument flexibil care permite generarea unui flux informaţional permanent, din teren către managementul executiv, cu informatii specifice din piata, extrem de utile pentru a fundamenta deciziile care se doreau a fi luate.

Am ales Transart in urma unei analize detaliate a solutiilor si ofertei existente pe piata romaneasca. Au contat foarte mult referintele bune primite de la companii multinationale care folosesc solutia Hermes SFA, deschiderea Transart în a face o serie de dezvoltări pe care noi ni le doream, calitatea oamenilor cu care am intrat în contact, soliditatea şi experienta echipei care se afla in spatele produsului Hermes.” a declarat dl Bogdan Dumitrescu, IT Director A&D Pharma

Beneficii

In urma utilizarii solutiei HERMES o perioadă mai lungă de timp, A&D Pharma a obtinut o serie de beneficii:
• Cresterea vanzarilor companiei in contextul unei perioade de criza, gratie folosirii mai eficiente a timpului de lucru de catre forta de vanzari;
• Cresterea productivitatii fortei de vanzari prin automatizarea completa a activitatilor desfasurate de agenti pe teren;
• Folosirea unui sistem unitar de inregistrare a comenzilor de la clienti (farmacii), pentru intreaga forta de vanzari (toate diviziile/ distribuitorii cu care lucreaza A&D Pharma) cat si pentru forta de livrare;
• Scurtarea timpilor de intocmire si de validare a comenzilor inregistrate de agenţi pe teren cu 40%;
• Degrevarea agentilor de majoritatea sarcinilor administrative pe care le efectuau anterior: atat pe durata vizitei la client (ex: intocmire documente de incasare) cat si la sfarsitul unei zilei de lucru (ex: documentele necesare pentru depunerea incasarilor la sfarsitul unei zile de lucru) sau pentru întocmirea de raportari periodice referitoare la activitatea desfasurata.
• Sistem flexibil de tratare a ofertelor existente pe anumite produse si aplicarea automata a discounturilor acordate (financiare/cantitative);
• Controlul clientilor rau-platnici, fiind blocata posibilitatea de a inregistra noi comenzi pentru clientii a caror intarzieri la plata depasesc creditul maxim stabilit (blocarea este posibila la nivel de client şi divizie);
• Imbunatatirea planificarii si controlului activitatii de vanzări atat la nivelul departamentului cat si la nivelul fiecarui reprezentant de vanzari in parte;
• Suport extensiv pentru implementarea de acţiuni concertate de promovare şi vanzari (ex: lichidarea unor stocuri care se apropie de termenul de expirare, oferte speciale si actiuni de prezentare pentru medicamente nou introduse in portofoliul de distributie; definirea de “produse focus” care sa poata fi mult mai atent tratate si monitorizate cu ajutorul sistemului de chestionare de trade-marketing pe care le pot utiliza pe teren agenţii care utilizeaza aplicatia mobila Hermes – PDA);
• Control imbunatatit al colectarii banilor din piata prin identificarea rapida a clientilor cu intarzieri la plată si faciltarea intocmirii chitantei pe sumele scadente (inclusiv tiparirea acestora utilizand imprimante mobile). La sfârsitul zilei de lucru, prin intocmirea automatizată a foii de varsamant, (cu detaliile necesare: cod agent, lista chitantelor) direct de pe terminalul mobil, agentul poate depune banii direct in conturile companiei prin banca, fara a mai fi necesara revenirea sa la sediu;
• Cresterea motivarii si responsabilizarii agentilor prin integrarea in sistemul HERMES a obiectivelor de vanzari (target de vanzari valoric defalcat pana la nivel de: agent, farmacie – POA şi divizie) cat si a unor obiective calitative (de exemplu: monitorizarea realizarii prezentarilor pentru produse noi);
• Culegerea stocurilor de medicamente din farmacii pentru produsele clasificate ca fiind de tip „focus”;
• Posibilitatea evaluarii permanente a situatiei intregii echipe de vanzari fata de obiectivele stabilite;
• Suport operational si de control pentru managementul executiv din vanzari, gratie unui set extins de rapoarte standard si dinamice specifice acestei activitati;
• Posibilitatea de a prelua imagini foto de la locatiile vizitate (cu aplicatia ce rulează pe PocketPC) – pentru monitorizarea si justificarea conformitatii cu respectarea standardelor de merchandising impuse de companie.
• Reducerea si tinerea sub control a unor costuri logistico-operative (ex: combustibil, materiale promoţionale) gratie unui control sporit al activitatilor derulate de agenti pe teren.

Implementarea Hermes ne permite să eficientizam activitatea fortei de vanzari prin eliminarea timpilor morti ai procesului de vanzare, degrevarea agenţilor de majoritatea sarcinilor administrative si printr-un suport marit in crearea şs gestionarea tuturor aspectelor vanzarii. Pe scurt, am devenit mai eficienţi. Fluxul continuu de informatii din teren catre management este, in schimb, beneficiul major al acestei aplicaţii. Calitatea planificării, execuţiei şi controlului cresc. Dar şi mai important este suportul pentru capabilitatea de imbunatatire si crestere pe care ni-l ofera această aplicatie.” a declarat dl. Horaţiu Dumitrescu, Program Manager, Mediplus Exim SRL, part of A&D Pharma Holdings

Despre A&D Pharma

A&D Pharma Holdings N.V. este o societate olandeză de tip holding care controlează A&D Pharma Holdings S.R.L., cea mai mare activitate farmaceutică integrată de distribuţie, servicii de vânzare şi marketing, precum şi a vânzării cu amănuntul a produselor farmaceutice în România. Fondată în 1994, Grupul include Mediplus – lider in distribuţia de produse farmaceutice, Sensiblu – cea mai mare reţea de farmacii din România, A&D Pharma Marketing&Sales – o platformă de marketing şi vânzări în Europa de Est şi Anima – divizia de servicii medicale.