STUDIU DE CAZ


Furnizor:  Transart SRL
Client:
       Univer Product SRL
Industrie: FMCG, distributie produse alimentare
Solutie:       ERP + Merchandising & Sales/Field Force Automation

UNIVER PRODUCT, parte a grupului Univer Company Group, unul dintre cele mai mari holdinguri maghiare din domeniul producerii si comercializarii de produse alimentare, incepand cu anul 2000, deruleaza pe teritoriul Romaniei activitati de import si distributie a produselor proprii. Cea mai reprezentativa categorie de produse este cea pe baza de ardei: „Piros Arany, ERÖS PISTA, Gulyáskrém. Cu toate acestea, in Romania produsele cele mai cunoscute si mai vandute sunt: mustarul, maioneza si ketchupul UNIVER.

Situatia existenta

UNIVER PRODUCT are sediul social la Baia Mare si acopera teritoriul Romaniei cu o retea de peste 1200 puncte de vanzare prin care produsele Univer ajung la consumatorul final. Activitatea comerciala cu acesti parteneri Univer este gestionata de o echipa proprie de reprezentanti de vanzari si supervizata de doi directori zonali de vanzari si un director national. Zonele organizationale in care este segmentata piata vizata sunt deservite logistic de 4 depozite situate in: Cluj Napoca, Odorheiul Secuiesc, Bucuresti si Kecskemet.
Din 2005 compania foloseste B-Org ERP de la Transart pentru gestiunea comerciala, stocuri, aprovizionare, vanzari, facturare si, in general, pentru gestiunea tuturor aspectelor si operatiunilor companiei care au reflectare in contabilitate: incasari, plati, urmarire efecte comerciale etc

 

Obiective noi, cerinte noi

Exploatand experienta acumulata de compania mama din Ungaria, conducerea reprezentantei din Romania si-a stabilit un plan ambitios avand drept scop final cresterea vanzarilor: cresterea notorietatii brandului Univer in mintea consumatorilor pe baza unui plan coerent de actiuni de promovare si mercantizare in punctele de vanzare.
Pentru implementarea acestui plan una din principalele nevoi identificate pe partea de sistem informational era echiparea fortei de vanzari cu terminale mobile care sa ruleze o aplicatie specializata din gama FFA (Field Force Automation). Pe langa posibilitatea de a culege o serie de informatii din piata, Univer dorea o gestiune imbunatatita a materialelor promotionale folosite in punctele de vanzare si sprijinirea activitatii de vanzare desfasurate de agenti pe teren.

Pe de alta parte, implementarea cu succes a unui astfel de plan depinde esential de executarea efectiva a activitatilor propuse in punctele de vanzare de catre fiecare membru al echipei de vanzari. Altfel spus, era esential ca sistemul informatic sa puna la dispozitie functionalitati de verificare si control al activitatii desfasurate de oamenii proprii pe teren, un instrument care sa faciliteze o detaliere mai exacta a obiectivelor si o cale simplificata prin care agentii sa inregistreze in sistem activitatile efectuate pentru atingerea acestor obiective.

Nevoia implementarii unui sistem din gama FFA a venit catre noi din doua directii. Din Ungaria, unde compania mama Univer foloseste un astfel de sistem. Din aceasta directie am primit pe langa know-how si un imbold – cereri de rapoarte despre piata locala, informatii pe care nu le puteam obtine rapid si sistematic decat utilizand un astfel de sistem. Pe de alta parte, criza care afecteaza inca mediul de afaceri ne-a determinat sa cautam solutii de eficientizare a activitatii in interiorul organizatiei noastre. Am preferat solutiile cu bataie pe termen mai lung dar cu impact imediat pe influentarea si cresterea vanzarilor.” a declarat dl Zoltan OLAH, Country Manager Univer Product.

Solutia aleasă

Sistemul HERMES implementat la Univer Product include:
HERMES Merchandising & Marketing – pentru culegere de informatii din piata (punctele de vanzare, magazine ale distribuitorilor, Key Accounts) folosind chestionare pe terminalul mobil (prezenta produse, preturi, prezenta cu diverse materiale promotionale proprii);
HERMES Sales – pentru automatizarea vanzarilor catre distribuitori (preluare comenzi la distribuitori, gestiune promotii, incasari);
Modul de rapoarte – asigura monitorizarea activitatii fortei de vanzari si optimizarea acesteia.
Integrare nativa cu sistemul B-ORG ERP existent deja la client:
–  Import din ERP: produse, preturi, stocuri, clienti, neincasate, livrari, vanzari medii/client;
– Export catre ERP: comenzi preluate la parteneri (inclusiv discounturi si termene de plata acordate), incasarile efectuate de agenti pe PDA.
Terminale mobile: Motorola ES400 dotate cu modul GPS.

Antecedentele pozitive cu B-ORG ERP, faptul ca in cei peste cinci ani de colaborare cu Transart am fost multumiti si ideea de a avea un furnizor unic pentru sistemul integrat ERP + SFA/FFA au contat destul de mult pentru noi, cei din Romania. Cum decizia finala s-a luat in stransa colaborare cu colegii din Ungaria, expertiza de business acumulata de Transart pe acest segment al aplicatiilor mobile SFA/FFA, referintele pozitive primite de la doua companii multinationale care in Ungaria folosesc HERMES de la Transart si pretul competitiv – au inclinat balanta in favoarea alegerii sistemului furnizat de Transart.” a mai declarat dl. Zoltan OLAH – Country Manager, Univer Product.

Principalele functionalitati de business implementate la Univer, in sistemul HERMES includ:
– Culegerea de informatii din piata folosind chestionare: de prezenta si preturi (atat pentru produsele proprii cat si pentru ale concurentei);
– Monitorizarea prezentei cu obiecte si materiale promotionale proprii in principalele puncte de vanzare (KA, magazine importante ale distribuitorilor): plasari secundare, dozator, stand-mare, stand-mic
– Monitorizarea realizarii activitatilor de mercantizare la raft – activitate externalizata catre un partener specializat;
– Preluarea de comenzi la clienti/distribuitori pentru care livrarea se face direct din depozitele Univer, cu gestionarea automata a discounturilor si termenelor de plata;
– Posibilitatea de a inregistra incasari (cash) pe teren in timpul vizitei la client/distribuitor;
– Posibilitatea de culegere a stocurilor existente la distribuitori pentru produsele clasificate ca fiind „produse focus”.
– Monitorizarea rutelor zilnice si inregistrarea activitatilor principale desfasurate de reprezentantii de vanzari pe teren, in locatiile vizitate (inclusiv cu verificarea coordonatelor GPS);

HERMES ne-a permis sa automatizam principalele activitati desfasurate de reprezentantii nostri pe teren si totodata sa diversificam activitatea pe care acestia o desfasoara. Dupa cateva luni de utilizare a sistemului apreciez ca principalul nostru castig consta in faptul ca avem acum la dispozitie, in timp real, rapoarte bazate pe informatii de business valoroase culese direct din piata. Informatia circula rapid in sistem, in dublu sens, si noi putem (re-)actiona rapid. Am apreciat in mod deosebit simplitatea si flexibilitatea cu care se pot crea noi chestionare in HERMES.” a declarat dl. Robert Bodor – Regional Sales Manager, manager de proiect HERMES, Univer Product.

 

Beneficii obtinute

Printre beneficiile obtinute de Univer in urma implementarii HERMES SFA amintim:
• Crearea unui flux informational dinspre piata catre sediul companiei si obtinerea sistematica a unui set de rapoarte bazate pe date culese din punctele de vanzare;
• Coordonare si control imbunatatit al activitatilor desfasurate de reprezentantii de vanzari pe teren;
• Cresterea prestantei, a motivarii si implicarii reprezentantilor de vanzari pe relatia directa cu clientii si distribuitorii;
• Implementarea unor politici comerciale personalizate, automatizat, pentru fiecare distribuitor in parte;
• Creşterea capacitatii de intelegere si segmentare a pietei vizate: principalele locatii (magazine, KA, etc) care genereaza vanzari ale produselor Univer (si ale concurentei);
• Cresterea eficientei in utilizarea materialelor promotionale proprii (POSM) in punctele de vanzare, creand premise consistente pentru cresterea vanzarilor;
• Degrevarea reprezentantilor de o serie de sarcini administrative care anterior erau operate manual;
• Scurtarea timpilor de intocmire si de validare a comenzilor inregistrate de reprezentanti pe teren;
• Suport operational si de control pentru managementul executiv din vanzari si marketing, gratie unui set extins de rapoarte specifice acestei activitati;
• Reducerea costurilor si a ineficientei: tinerea sub control a unor costuri logistico-operative (ex: combustibil, materiale promotionale) gratie unui control sporit al activitatilor derulate de agenti pe teren.
• Posibilitatea de a prelua imagini foto de la locatiile vizitate pentru monitorizarea si justificarea conformitatii cu respectarea standardelor de merchandising impuse de companie.

Fluxul continuu de informatii din piata catre sediu, obtinerea unor rapoarte in timp real, faptul ca putem comunica prin sistemul HERMES cu oamenii nostri aflati pe teren si ca putem vedea cat de eficienti sunt acestia – consider ca sunt castigurile cele mai importante pentru noi. Practic, putem actiona local sau concertat bazandu-ne pe informatii concrete si proaspete. De exemplu, timpul pe care eu il aloc acum obtinerii rapoartelor s-a redus cu peste 90% fata de momentul anterior implementarii HERMES. Corelat cu alte informatii extrem de valoroase pe care le obtinem de pe teren, imi permite acum sa ma concentrez mult mai bine pe activitatile de baza – de vanzare, promovare in punctele de vanzare sau pe coordonarea si monitorizarea echipei care desfasoara munca pe teren. Altfel spus, cu noile instrumente de lucru am creat in scurt timp premise consistente pentru cresterea vanzarilor si consolidarea afacerii Univer pe piata din Romania.” a declarat dl. Attila Comsa – Director National Vanzari, Univer Product.