Solutii pentru distributia materialelor de constructii

1. Damila – distributia produselor metalurgice si materialelor de constructii cu B-ORG ERP

Damila, importator si distribuitor autorizat al celor mai renumiti producatori de materiale de constructii si produse metalurgice din tara si strainatate, a implementat sistemul integrat pentru managementul afacerii, oferit de Transart: B-ORG ERP. Implementarea solutiei ERP – B-ORG a reprezentat pentru Damila un real suport pentru managementul companiei, asigurand atat unificarea procedurilor operationale, cat si suportul pentru dezvoltarea operatiunilor din cadrul companiei.

Despre client – Damila

Damila, leader in Romania in domeniul distributiei de materiale de constructii metalice, a dezvoltat un model flexibil de afacere, prin imbinarea activitatilor comerciale si de distributie, cu activitati de servicii si productie. Compania a realizat in 2007 o cifra de afaceri de 215 mil lei (65 mil euro): 80% din totalul cifrei de afaceri este reprezentat de produsele metalurgice, iar 20% este reprezentat de materialele de constructii.

Cea mai importanta activitate a firmei Damila o constituie comercializarea en-gros si en-detail a materialelor metalurgice si pentru constructii si distributia acestora la nivel national. Activitatea comerciala se desfasoara prin intermediul depozitelor situate in: Bucuresti, (cca 14.000 mp spatiu de depozitare), Ramnicu Valcea (cca 50.000 mp spatiu de depozitare), Timisoara (cca. 6.000 mp spatiu de depozitare) si Dragasani (cca. 15.000 mp spatiu de depozitare), iar incepand din luna Septembrie, Damila va fi operativa si in Craiova.

Gama de produse comercializate de Damila cuprinde:

Produse din otel: tabla, europrofile, otel beton, tevi de otel, sisteme de invelitori, ciment, BCA, caramizi si alte materiale de constructii;

Produse marca Mittal Steel, Ductil Steel, Elpreco, Wienerberger, Profiland, Lafarge Romcim, Mechel, Prefabricate Vest.

Flota de distributie asigura livrarea produselor la destinatia solicitata de catre client prin intermediul a 30 de autocamioane de diferite capacitati, dotate cu mijloace moderne de incarcare-descarcare.

Provocarile

Inainte de implementarea sistemului integrat B-ORG, Damila folosea la sediul central o aplicatie sub DOS, care inca – nu acoperea necesitatiile in crestere ale firmei. Operarea documentelor primare avea loc numai la sediul central ceea ce genera un flux foarte mare de documente, pierderi de timp, pierderi de documente, inexistenta unor informatii reale si la timp referitoare la stocuri, creante, datorii. Compania avea nevoie de o solutie care sa-i ofere posibilitatea comunicarii online intre punctele de lucru si – astfel – sa-i asigure fluxul informational in timp real. De asemenea, avea nevoie de o solutie completa care sa-i asigure managementul tuturor activitatilor desfasurate: de la activitatea de productie la cea de comert, distributie sau servicii.

Distributia in general, dar a materialelor de constructii si a produselor metalurgice, in special, este un domeniu cu caracteristici de lucru specifice, care trebuie sa fie rezolvate si/sau sprijinite prin aplicatia ERP aleasa:

  • utilizarea, pentru raportare a unitatilor de masura echivalente;
  • viteza mare de rotatie a stocurilor;
  • determinarea rapida a cerintelor de aprovizionare;
  • controlul costurilor si al preturilor;
  • timpul scurt de onorare a comenzilor clientilor;
  • controlul disponibilitatii stocurilor;
  • gestiunea unui portofoliu mare de produse;
  • controlul activitatii desfasurate de angajati;
  • gestionarea importului de marfuri.

Beneficiile implementarii B-ORG la Damila

Datorita implementarii solutiei B-ORG ERP, Damila a obtinut o serie de beneficii care vin in sprijinul afacerii desfasurate de companie.

Managementul performant al informatiei permite accesul facil la informati vitale si – astfel – un control mai eficient al activitatii desfasurate de angajati in toate punctele de lucru – prin:

  • accesul in timp real la informatiile de la punctele de lucru, datorita modului de lucru online;
  • gestionarea stocurilor in timp real la toate punctele de lucru si elaborarea unor politici de achizitie eficiente;
  • rapoarte manageriale complexe, flexibile, in timp real, privind vanzarile, discount-urile, incasarile realizate, customizate pe nevoia in permanenta schimbare a utilizatorului.

Cresterea securitatii operationale este asigurata prin:

  • controlul riscului de neplata, datorita posibilitatii utilizarii limitelor de credit ca restrictii in expunere;
  • reducerea riscului in interiorul firmei, prin restrictionarea accesului utilizatorilor pana la nivel de detaliu;
  • siguranta datelor prin salvari automate.

Gestionarea portofoliului mare de produse este acum mult mai facila prin:

  • controlul costurilor si al preturilor (de achizitie si de vanzare) pentru un numar mare de produse, la toate punctele de lucru;
  • selectia rapida a produselor din nomenclatoarele stufoase prin facilitati de cautare a acestora (cod, cod de bare, denumire partiala, grupare produse);
  • utilizarea unitatilor de masura echivalente (de exemplu: pretul este la mp/metru liniar, dar vanzarea este la cutie/palet).

Decizia privind importurile si achizitiile de marfuri reprezinta partea cea mai dificila in administrarea activitatii de gestiune a companiei, cu impact asupra stocurilor reale disponibile in depozite. Iata de ce, aplicatia B-ORG ofera posibilitatea crearii unui numar nelimitat de gestiuni – gestiuni intermediare in functie de nevoile specifice ale utilizatorului (ex. gestiunea „port” pentru marfa aflata in port in curs de descarcare si livrare catre punctele de lucru din tara). Aceasta ajuta la negocierea spre vanzare de catre agenti a marfurilor care, desi intrate in proprietatea societatii (aflate in port, nevamuite si/sau nedescarcate de pe nava), nu sunt reflectate in gestiunile aferente punctelor de lucru. Pe baza informatiilor complete si disponibile in orice moment, decizia privind achizitiile s-a imbunatatit, rotatia marfurilor a crescut, iar pierderea unor oportunitati de afaceri – datorate necunoasterii stocurilor din gestiuni sau in curs de livrare – s-a redus spre minim.

Opinia clientului

„B-ORG ne ofera siguranta in afacere si aceasta se datoreaza atat stabilitatii aplicatiei, cat si unui control strict al accesului utilizatorilor pe operatiuni – de la nivelul gestiunilor pana la nivel de camp sau buton in fereastra . Mai mult – foarte importat pentru o afacere de amploarea celei desfasurate de Damila – B-ORG ne ofera controlul riscului de neplata printr-o politica de credit eficienta, la nivel de client.

Un alt aspect esential este suportul managerial, bazat pe posibilitatea obtinerii de rapoarte flexibile, in timp foarte scurt, oferindu-ne o viziune globala asupra intregii afaceri.” – Mihaela Rovenţa, Deputy General Manager Damila

2. Distributia materialelor de constructii la Antrax Distribution Grup cu B-ORG ERP & HERMES SFA

Antrax Distribution Grup din Brasov are ca obiect principal de activitate distributia de vopsele, produse pentru finisaje interioare si instalatii sanitare. Principalele branduri pentru care compania detine exclusivitate teritoriala include: Kober, Alveus si Den Braven. Din 1993 compania importa direct piese ceramice din Spania (Pamesa Ceramica, Azulindus & Marti, Ceramica Latina, Ceramica Leoni) si Italia (Tagina, Fap, Supergres, Bizzata, Atlas Concorde).

Societatea detine peste 3000 mp spatii de depozitare (in 3 depozite), un Showroom si doua magazine de prezentare. Piata de desfacere acopera judetele: Brasov, Covasna, Hargita, Mures, Sibiu, Prahova si Buzau.

Livrarea marfii catre clienti si distributia zonala, prin cei 8 agenti pre-sales, este asigurata cu o flota proprie compusa din 54 de masini. Antrax Distribution Grup are in prezent peste 100 angajati iar in 2006 a inregistrat o cifra de afaceri de peste 5,3 milioane EURO.

Situatia existenta

Antrax Distribution utiliza o aplicatie depasita din punct de vedere al arhitecturii si functionalitatilor oferite. Performantele slabe ale acesteia, sincopele aparute in asigurarea consistentei datelor, diferentele existente intre datele din gestiune si cele din contabilitate, imposibilitatea de a obtine rapid o serie de rapoarte, esentiale pentru orice afacere cu activitate de comert si distributie si slaba calitate a serviciilor de suport si mentenanta au fost cateva din premisele care au contribuit la cautarea unei solutii alternative.

Pe de alta parte, ritmul de dezvoltare al afacerii, extinderea portofoliului propriu de produse pentru care compania efectueaza distributia directa in regim pre-sales au generat un set de cerinte de mobilitate care pot fi acoperite cu ajutorul unei aplicatii SFA (Sales Force Automation) ce ruleaza pe dispozitive mobile de tip Palm/Pocket PC.

Pe scurt, Antrax Distribution isi dorea un sistem informatic integrat care sa asigure accesul controlat, in timp real, la informatii vitale pentru bunul mers al afacerii: stocuri & rezervari, preturi, discounturi, istoric client, necesar reaprovizionare, detalii facturare. In plus, managementul dorea un instrument de analiza a evolutiei afacerii precum si un set flexibil de rapoarte pentru controlul operational al afacerii.

Argumentele

Transart este unul dintre putinii producatori de software pentru afaceri din Romania care a putut oferi o solutie verificata in piata, care sa acopere majoritatea cerintelor si nevoilor expuse de reprezentantii Antrax Distribution.

Specializarea Transart pe segmentul firmelor cu activitate de comert si distributie, strategia coerenta de dezvoltare si diversificare a ofertei specifice destinata acestei categorii de companii, referintele si experienta acumulata in adaptarea si implementarea solutiei propuse, B-ORG ERP integrat cu HERMES SFA, au calificat Transart in finala potentialilor furnizori pentru sistemul informatic dorit de Antrax Distribution.

Atitudinea pozitiva si proactiva a oamenilor Transart, timpi scurti de implementare propusi si raportul optim pret/beneficii asigurat de solutia completa oferita au contribuit decisiv la alegerea companiei Transart ca furnizor al solutiei software.

Solutia aleasa, beneficii

Sistemul oferit de Transart asigura, prin aplicatia B-ORG ERP, integrarea on-line a principalelor procese interne de business ale Antrax Distribution, procese desfasurate atat la sediul central cat si in toate punctele de lucru (depozite, magazine, showroom) in care compania isi desfasoara activitatea. Dintre beneficiile identificate de client, dupa primele luni de utilizare, beneficii aferente utilizarii aplicatiei B-ORG ERP amintim:

  • centralizarea tuturor informatiilor de business si acces rapid la date din toate punctele de lucru;
  • nomenclator de produse unitar accesibil on-line din orice locatie;
  • optimizarea activitati in cadrul departamentului de vanzari/facturare;
  • optimizarea stocurilor, imbunatatirea procedurii de reaprovizionare si de rezervare a marfii pe baza comenzii de la client; generarea automata a comenzilor catre furnizor pe baza comenzilor de la clienti;
  • control exact al stocurilor reale, automatizarea descarcarii stocurilor in cazul operatiunilor de vanzare, evidentierea distincta, intr-o gestiune separata a marfii deteriorate sau sparte (gresie, faianta);
  • reducerea timpilor de intocmire a documentelor necesare incarcarii marfii in masini (avize, optimizare incarcare in functie de greutate/volum marfa si capacitatea masinii);
  • acces controlat la datele esentiale ale afacerii printr-un control fin al drepturilor ce pot fi acordate utilizatorilor;
  • control operativ imbunatatit al afacerii asigurat printr-un un set optim de rapoarte standard si a unor rapoarte personalizate – folosind sabloane: rapoarte de rentabilitate, situatii furnizori, avansuri (achitate, nedecontate) etc;
  • posibilitatea de export a documentelor rezultate in cele mai uzuale formate existente in prezent (pdf, html, xls, rtf, etc);
  • imbunatatirea controlului utilizarii documentelor fiscale prin: alocarea seriilor pe utilizatori, preluarea automata pe documentele de descarcare a stocului (pe avize) a seriilor de pe facturi si existenta unui raport ce permite urmarirea „gaurilor” in utilizarea seriilor pe documentele fiscale;
  • posibilitatea stornarii/anularii tuturor tipurilor de facturi; posibilitatea anularii unei stornari;
  • analiza prin gestiune a veniturilor/cheltuielilor atat pentru marfa/materiale cat si pentru servicii, lucru posibil datorita posibilitatii de a inregistra in modulul de gestiune a tuturor facturilor furnizorilor (inclusiv utilitati: curent, gaz, apa, telefonie sau alte servicii);
  • posibilitatea de folosire a unitatilor de masura echivalente la generarea de rapoarte personalizate;
  • reflectarea in contabilitate a tuturor operatiilor efectuate in modulele comerciale si de gestiune;
  • curba de invatare rapida pentru utilizatorii aplicatiei asigurata prin: interfata intuitiva, operare simplificata, optimizari in interfata de cautare, flexibilitate in operare, gestiune deschisa pe 2 luni;
  • stabilitatea aplicatiei, furnizarea de date consistente din punct de vedere al operatiunilor companiei.

Prin componenta HERMES SFA se automatizeaza forta de vanzari cu activitate de teren, agentii fiind dotati cu dispozitive mobile de tip Palm Treo 650 pe care ruleaza aplicatia Hermes Sales. Dintre beneficiile aferente utilizarii acestei aplicatii in cadrul Antrax Distribution Grup trebuie amintite cel putin urmatoarele:

  • imbunatatirea performantei echipei de vanzari pe canalul de distributie: optimizarea preluarii comenzilor la client, transfer on-line al acestora catre sediu;
  • agentii beneficiaza in timp real de un set bogat informatii exacte, informatii vitale pentru incheierea de noi vanzari (stocurile existente la nivel de produs, detalii despre client si persoanele de contact, istoric vanzari/incasari la nivel de client);
  • mai mult pentru fiecare client, agentul poate alege sa intocmeasca noua comanda pe baza unei propuneri personalizate, propunere generata de aplicatie pe baza istoricului ultimelor comenzi, promotii active si/sau produsele focus pentru care agentul are stabilit un target minim de vanzari;
  • sistemul permite implementarea unei politici coerente de vanzari care sa fie aplicate unitar de toti agentii care desfasoara activitate pe teren (discounturi pe grupe de produse, promotii, produse focus, discounturi globale sau la nivel de linie, lista speciala de pret la nivel de client/produs, termene de plata ce pot fi oferite la nivel de client/produs);
  • control imbunatatit al rau-platnicilor printr-un credit-controller complex (atentionare/blocare dupa mai multe criterii: numar de facturi emise, numar de zile depasire, depasirea unui credit stabilit la nivel de client si/sau la nivel de agent), instrument extrem de util agentilor cu activitate de teren, ca suport de negociere si stimulare a incasarilor;
  • o mai buna motivare si responsabilizare a agentilor (sistem transparent de raportare prin care agentii primesc informatii utile in sprijinul realizarii obiectivelor);
  • controlul activitatii fortei de vanzari (planning zilnic, urmarirea vanzarilor realizate la nivel de agent, client, ruta; urmarirea timpilor vizitelor la clienti, urmarirea clientilor vizitati/nevizitati, km parcursi zilnic);
  • utilizarea mai eficienta a timpului petrecut de agentul de vanzari la client (preluarea mai rapida si mai exacta a produselor comandate, focus pe prezentarea de noi produse, explicarea promotiilor, imbunatatirea relatiei personale cu clientul);
  • cresterea prestantei agentilor, imagine imbunatatita a companiei in piata.

Opinia clientului

“Am apreciat inca de la primele discutii nivelul ridicat de cunoastere de catre Transart a specificului unui business de comert si distributie. Una din principalele probleme cu care ne confruntam si care a fost rezolvata prin implementarea sistemului oferit de Transart este legata de managementul stocurilor (cresterea vitezei de rotatie a stocurilor, stocuri optime, necesar de aprovizionare etc), care reprezinta in bussinesul cu gresie-faianta un factor determinant in performantele firmei datorita duratei de viata scurte a produselor si al costurilor stocului.

Daca ar fi sa caracterizez relatia de parteneriat stabilita cu Transart si EasyLink – distribuitor local al Transart si integrator de solutii IT (hardware & retele), companii cu care am colaborat excelent pe intreaga durata a derularii implementarii as spune doar trei cuvinte: deschidere, promptitudine, suport.” – Cosmin Dumitrascu – Director economic, Antrax Distribution Grup SRL, manager de proiect implementare sistem informatic din partea beneficiarului.