Az Univer termékmenedzsmentjéből hiányzó hozzávaló

Az Univer termékmenedzsmentjéből hiányzó hozzávaló: HERMES Merchandising & Marketing
Szolgáltató: Transart SRL
Ügyfél: Univer Product SRL
Ipar: FMCG, élelmiszeripari termékek disztribúciója
Megoldás: ERP + Merchandising & Sales/Field Force Automation

Az UNIVER PRODUCT, aki az élelmiszeripari termékek gyártásának és forgalmazásának területén tevékenykedő legnagyobb magyarországi holdingnak, az Univer Company Group csoportnak a tagja, Románia területén 2000-től fejt ki saját termékeinek importjához és disztribúciójához kapcsolódó tevékenységeket. A legjellemzőbb termékkategória a paprika alapú: „Piros Arany, ERŐS PISTA, Gulyáskrém”. Mindezek mellett a Romániában legismertebb és legeladottabb termékek: az UNIVER mustár, majonéz és ketchup.

Jelenlegi helyzet

Az UNIVER PRODUCT társaság székhelye Nagybányán található és Románia területén több mint 1200 értékesítési ponttal rendelkezik, ezek révén az Univer termékek eljutnak a végső fogyasztóig. Ezekkel az Univer partnerekkel fennálló kereskedelmi kapcsolatot egy saját értékesítési ügynökcsapat kezeli és két területi értékesítési igazgató és egy országos igazgató ügyeli fel. A szervezeti területeket, amelyekre a célpiacot szegmentálták, 4 logisztikai raktár látja el: Kolozsvár, Székelyudvarhely, Bukarest és Kecskemét.

A társaság 2005-től a Transart B-ORG ERP megoldást használja a kereskedelmi ügyvitel, beszerzés, raktárkészletek, értékesítések, számlázások és a vállalat minden olyan aspektusa és művelete esetén, amelyek visszatükröződnek a számvitelben: bevételek, fizetések, kereskedelmi hatások követése, stb.

Új célkitűzések, új követelmények

A magyarországi anyavállalat tapasztalatát kihasználva, a romániai leányvállalat vezetősége egy ambiciózus tervet állított fel, melynek végső célja az eladások növelése: az Univer márka hírnevének növelése a fogyasztok elméjében az értékesítési pontokon bevetett összefüggő reklám és merchandising terv alapján. E terv telepítésekor az információs rendszer részen azonosított fő szükségletek egyike az értékesítési erő olyan mobil terminálokkal történő felszerelése volt, amelyeken az FFA (Field Force Automation) sorozat specializált alkalmazásai futhatnak. A számos piaci információ begyűjtésének lehetősége mellett az Univer az értékesítési pontokon használt reklámanyagok jobb kezelését és a terepen dolgozó ügynökök tevékenységének támogatását szerette volna elérni.

Másrészről pedig egy ilyen terv sikeres telepítése nagyban függ az értékesítési pontokon javasolt tevékenységeknek az értékesítési csapat minden egyes tagja által történő effektív teljesítésétől. Másképp mondva lényeges volt, hogy az informatikai rendszer a saját alkalmazottak terepen kifejtett tevékenységeinek felülvizsgálatát és kontrollját lehetővé tevő funkciókkal álljon rendelkezésre, a célkitűzések egy pontosabb részletezését elősegítő eszköz és egy egyszerűsített út, amely révén az ügynökök rögzítik a rendszerben e célkitűzések elérése érdekében folytatott tevékenységeiket.

„ Az FFA sorozat valamely rendszerének telepítésére vonatkozó igény két irányból jött felénk. Magyarországról, ahol az Univer anyavállalat egy ilyen rendszert használ. Ebből az irányból a know-how mellett egy ösztönzést is kaptunk – a helyi piacról szóló jelentések igénylése, információk, amelyeket nem tudtunk volna gyorsan és rendszeresen megszerezni egy ilyen rendszer használata nélkül. Másrészről pedig az üzleti környezetet még mindig befolyásoló válság arra késztetett minket, hogy a szervezetünkön belüli tevékenységeinket hatékonnyá tevő megoldásokat keressünk. Olyan megoldásokat részesítettünk előnyben, amelyek hosszútávra szólnak, de azonnali hatást gyakorolnak az eladások befolyásolására és növekedésére.” nyilatkozta OLAH Zoltán úr, Country Manager Univer Product.

A választott megoldás

Az Univer Product társaságnál telepitett HERMES magába foglalja:

  • HERMES Merchandising & Marketing – a piaci információk begyűjtése (értékesítési pontok, a disztribútorok üzletei, Key Accounts) a kérdőívek mobil terminálon történő használata révén (termékek jelenléte, árak, különböző saját reklámanyag jelenléte);
  • HERMES Sales – a disztribútorok felé történő értékesítések automatizálására (a rendelések átvétele a disztribútoroknál, promóciók kezelése, inkasszálások);
  • Jelentési modul – az értékesítési erő tevékenységének monitorizálását és optimalizálását biztosítja.
  • Az ügyfélnél már meglévő B-ORG ERPrendszerbe való natív integrálás:
    • Importálás ERP-ből: termékek, árak, raktárkészletek, ügyfelek, adósságok, szállítások, átlagértékesítések/ügyfél;
    • Exportálás ERP-re: partnerektől felvett rendelések (ideértve a kedvezményeket és a fizetési határidőket), az ügynökök által PDA-ra megvalósított inkasszálások.
  • Mobil terminálok: GPS modullal ellátott Motorola ES400.

„A B-ORG ERP-vel a pozitív előzmények, azon tény, hogy a Transart-tal való több mint öt éves közreműködés alatt elégedettek voltunk és a gondolat, hogy az integrált ERP + SFA/FFA rendszerre egyedülálló szállítónk legyen, eléggé sokat számított nekünk, romániaiak számára. Mivelhogy a végső döntés a magyarországi kollegáinkkal szoros együttműködésben született, a Transart által felgyűjtött business szakértés a mobil SFA/FFA alkalmazások e szegmensén, a két multinacionális cégtől kapott pozitív referenciák, akik Magyarországon HERMES-t használnak a Transart-tól és a versenyképes ár a mérleget a Transart által nyújtott rendszer választása javára húzták.”  nyilatkozta még Zoltan OLAH úr – Country Manager, Univer Product.

Az Univer Product társaságnál telepitett HERMES rendszer a következő fő business funkcionalitásokat foglalja magába:

  • Piaci információk begyűjtése kérdőívek felhasználásával: jelenlét és árak (mind a saját termékekre, mind pedig a konkurencia termékeire vonatkozóan);
  • A saját reklámanyagok fő értékesítési pontokon való jelenlétének monitorizálása (KA, a disztribútorok fontos üzletei): másodlagos elhelyezések, adagoló, nagy stand, kis stand;
  • A polc merchandising tevékenységek teljesítésének monitorizálása – egy szakképzett partner felé kiszervezett tevékenység;
  • Rendelések felvétele azoknál az ügyfeleknél/disztribútoroknál, akiknek közvetlenül az Univer raktárakból szállítanak, a kedvezmények és fizetési határidők automata kezelésével;
  • Inkasszálások regisztrálásának lehetősége (cash) az ügyfélnél/disztribútornál tett látogatás ideje alatt;
  • A disztribútoroknál létező raktárkészletek gyűjtésének lehetősége a „fókusz termékekként” osztályozott termékekre nézve;
  • A terepen dolgozó ügynökök napi útvonalainak monitorizálása és a fő tevékenységeiknek regisztrálása, a látogatott helyszíneken (ideértve a GPS koordináták ellenőrzését is).

„A HERMES számunkra megengedte, hogy a terepi képviselőink által végzett fő tevékenységeket automatizáljuk és ugyanakkor az általuk végzett tevékenységeket változatossá tegyük. A rendszernek néhány hónapos használata után úgy vélem, hogy a fő hasznunk abban áll, hogy most reális időn belül rendelkezésünkre állnak közvetlenül a piacról gyűjtött business információkon alapuló jelentések. Az információ a rendszerben gyorsan jár, két irányban és mi gyorsan tudunk cselekedni/reagálni. Különösképpen értékeltük az egyszerűséget és rugalmasságot, amivel új HERMES kérdőívek hozhatók létre.” nyilatkozta Robert Bodor úr – Regional Sales Manager, HERMES projektmenedzser, Univer Product.

Előnyök

A HERMES SFA rendszer telepítésével az Univer társaság által nyert előnyök közül a következőket említjük:

  • A piacról a társaság székhelye felé megteremtett informatikai áramlás és az értékesítési pontokról begyűjtött információn alapuló jelentések rendszeres megszerzése;
  • A terepen dolgozó értékesítési ügynökök által kifejtett tevékenységek összehangolása és javított ellenőrzése;
  • Az ügyfelekkel és disztribútorokkal közvetlen kapcsolatban álló értékesítési ügynökök tekintélyének, motiválásának és részvételének növelése;
  • Személyre szabott, automatizált kereskedelmi politikák bevezetése minden egyes disztribútor részére;
  • A megcélzott piac megértésének és szegmentálásának növelése: fő helyszínek (üzletek, KA, stb.), amelyek az Univer termékek (és a konkurencia termékeinek) eladását generálják;
  • A saját reklámanyag használat eredményességének növelése (POSM) az értékesítési pontokon, konzisztens előfeltételeket teremtve az eladások növelés számára;
  • Az ügynökök felmentése egy sor olyan adminisztratív feladat alól, amelyeket eddig manuálisan hajtottak végre;
  • A terepen dolgozó ügynökök által felvett rendelések összeállítási és megerősítési idejének lerövidítése;
  • Működési és ellenőrzési támogatás az értékesítési és marketing menedzsment részére, egy sor, e tevékenységre jellemző specifikus jelentésnek köszönhetően;
  • A költségek és az erőforrás pazarlás csökkentése: logisztikai-működési költségek ellenőrzés alatt tartása (pl.: üzemanyag, reklám anyagok) a terepen dolgozó ügynökök tevékenységének fokozott ellenőrzésének köszönhetően;
  • A meglátogatott helyszíneken készült fényképek átvételének lehetősége a megfelelőség monitorizálása és a társaság által előirt merchandising standardok tiszteletben tartásának bizonyítása érdekében.

„A piacról a székhely irányába érkező állandó információ özön, a jelentéseknek valós időn belül történő megszerzése, azon tény, hogy a HERMES rendszeren keresztül tudunk kommunikálni a terepen levő embereinkkel, és hogy láthatjuk, hogy ezek mennyire hatékonyak – úgy vélem, ez számunkra a legfontosabb nyereség. Gyakorlatilag helyileg vagy összpontosítva tudunk cselekedni konkrét és friss információkra alapozva. Például az az idő, amit én most a jelentések megszerzésére szánok, több mint 90%-al csökkent a HERMES telepítése előtti időhöz képest. Egyéb rendkívül értékes információkkal összefüggésbe hozva, amelyeket a terepről szerzünk, számomra most megengedi, hogy sokkal jobban összpontosítsak az alaptevékenységekre – értékesítés, értékesítési pontokon való terjesztés vagy a terepen munkát végző csapat összehangolása és monitorizálása. Más szavakkal, az új munkaeszközökkel rövid időn belül tartalmas előfeltételeket teremtettünk az értékesítés növelése és az Univer üzletnek a romániai piacon való megerősítése érdekében.” nyilatkozta Attila Comsa – Director National Vanzari, Univer Product.