Poate că ai tot auzit în stânga și în dreapta că implementarea unui sistem ERP este un lucru greu de realizat, însă acest lucru nu trebuie să se transforme într-un coșmar pentru tine.

Studiile realizate de Aberdeen Grup, una dintre cele mai mari companii de consultanță pentru afaceri din lume, arată că efectele pozitive ale implementării unui ERP bun sunt semnificative. Acestea se traduc în reducerea costurilor operaționale cu până la 23% și reducerea costurilor administrative cu până la 22%.

Prin urmare beneficiile implementării unui ERP sunt majore, însă pentru a te asigura că implementarea sistemului se va realiza cu succes e nevoie să aloci resurse în această direcție și să te pregătești așa cum trebuie.

1. Alege o echipă de angajați care să te asiste. Managementul schimbării în implementarea unui program ERP

Primul pas recomandat este să selectezi câte un om din fiecare departament pentru a fi implicat în proces. Know-how-ul lor specific te va ajuta să selectezi corect modulele de care ai nevoie.

E nevoie să selectezi oameni care chiar cunosc foarte bine procesele de business și să îi dedici full-time procesului de implementare pe cât posibil. Dacă decizi să faci implementarea unui ERP un job part-time sau să angajezi oameni noi care nu îți cunosc business-ul să se ocupe de implementare, atunci ai făcut un pas major în direcția apariției problemelor de implementare.

Reține însă că majoritatea oameniilor sunt rezistenți la schimbare, iar o dată obișnuiți cu vechiul sistem, se vor lăsa destul de greu convinși să adopte noua aplicație ERP.

În funcție de specificul business-ului tău te poți gândi la oameni din departamentele de:

• Aprovizionare
• Gestiunea stocurilor
• Facturare
• Vânzări
• Marketing
• Producție
• IT
• Service
• Contabilitate etc.

Dacă îi implici și pe ei, măcar parțial în procesul decizional, vor fi mult mai deschiși în a adopta și a lucra cu noul program ERP.

Este important să asculți părerea angajaților tăi, însă și mai important este ca ERP-ul să fie util pentru business, să îmbunătățească operațiunile și să te ajute să crești.

De exemplu, degeaba ai un sistem de gestiune stocuri sau un ERP din care nu poți obține rapoarte sau nu știi niciodată în mod clar și exact câte produse ai pe stoc, dar angajații sunt foarte încântați de el și nu l-ar schimba pentru nimic în lume.

De aceea este bine să existe un echilibru atunci când alegi un nou ERP, însă focusul trebuie să fie pe business și pe lucrurile care îți aduc bani și control.

Totuși este important să fii foarte atent la modul în care gestionezi partea de management a schimbării, adică a motivării oamenilor tăi să se implice în procesul de implementare a ERP-ului. Astfel, îți șansele de reușită a implementării cu succes a ERP-ului vor crește foarte mult.

2. Selectarea unui manager de proiect pentru implementarea ERP

De îndată ce ați stabilit o echipă de lucru, e necesar să alegeți și un project manager. Pentru a implementa cu succes un proiect ERP ai nevoie de un manager de proiect capabil care să se asigure că resursele interne și cele externe sunt corect aliniate pentru a duce la bun sfârșit implementarea fără probleme. El trebuie să fie o persoană cu care să aibă putere de decizie.

Managerul de proiect este punctul tău de legătură între echipa ta de angajați și furnizorul tău de ERP. El are rolul de a-i ajuta pe oameni să înțeleagă ce presupune implementarea, de ce este importantă, care este impactul ei asupra lor și asupra business-ului și care sunt rolurile și responsabilitățile fiecărui angajat pentru a asigura o implementare de succes.

În plus, stabilește împreună cu echipa furnizorului de ERP, un calendar de implementare care conține pașii până la pornirea LIVE a ERP-ului.

3. Selectarea si pregătirea unui consultant intern

În cadrul echipei trebuie să existe și un consultantul intern. El este omul din echipa ta, care va ști cel mai bine să folosească noul ERP.  Va trebui să fie prezent în toate etapele implementării și la toate instructajele realizate de consultantul ERP.

În acest fel firma va putea să aibă un om care va înțelege toate circuitele din firmă. Consultantul intern va fi trainer pentru ceilalți colegi.

Consultantul intern are rolul de a-i ajuta pe ceilalți colegi să folosească din ce în ce mai bine ERP-ul. De asemenea, ține legătura cu echipa de consultanță a furnizorului de ERP din punct de vedere funcțional pentru a eficientiza comunicarea dintre cele două părți după finalizarea implementării.

4. Evaluarea nevoilor, problemelor și obiectivelor de business. De ce avem nevoie de implementarea unui nou ERP?

În cazul oricărei implementări de ERP este recomandat să identificăm corect motive pentru care este necesar să facem schimbarea. De exemplu, poate vrei:

• să îți gestionezi eficient volumul de operațiuni aflat în continuă creștere, iar vechiul sistem nu mai face față la ritmul de dezvoltare al companiei
• să ai toate datele afacerii tale într-un singură bază de date și într-o singură aplicație ERP fiindcă te-ai săturat să folosești mai multe programe care nu sunt integrate și care îți fac tot felul de probleme
• să ai o situație clară asupra a ceea ce se întâmplă în firmă în materie de gestiune a stocurilor și comenzilor/vânzări care să poată fi accesată în timp real
• să eficientizezi procesele și operațiunile de business prin automatizare prin eliminarea muncii manuale pe care angajații sunt nevoiți să o depună
• să crești gradul de cooperare între departamente

Totuși este bine să îți faci o listă cu lucrurile vitale pe care ar fi bine să le aibă un ERP, iar abia apoi vei continua cu aspectele care ar fi bine să le aibă, însă nu sunt chiar atât de importante pentru business.

Ideea e că niciun ERP nu e perfect astfel încât să aibă absolut tot ce își poate dori un client. Totodată customizările sunt de obicei destul de costisitoare, greu de întreținut și de cele mai multe ori reprezintă cauza principală pentru care ERP-urile eșuează să aducă beneficiile pe care companiile le speră.

Circuitele standard din aplicația ERP sunt testate și oferă rezultate validate, pe când foarte multe customizări pot aduce probleme de funcționare.

5. Cum evaluezi și selectezi cel mai bun program ERP pentru tine și afacerea ta

Selecția ERP-ului potrivit este unul dintre cei mai importanți pași pe care îi vei face de-a lungul întregului proces de implementare.

Aplicația potrivită depinde de industria din care faci parte, de nevoile afacerii tale și de ce consideri tu că ai nevoie pe viitor.

Un considerent ar fi dacă vrei un sistem ERP on-premise (pe serverul tău) sau unul în Cloud. În acest moment, majoritatea companiilor din România folosesc sisteme ERP on-premise instalate pe serverul propriu din motive de securitate și confidențialitate a datelor.

Bugetul pe care ești dispus să îl aloci este și el un factor important în luarea deciziei. Totuși, atunci când achiziționezi un ERP trebuie să ții cont că acesta este un instrument strategic care te va ajuta să îți dezvolți afacerea pe termen lung, iar de obicei ce este mai ieftin nu e tocmai cel mai bun în industria de software de business.

Fii atent la furnizorii de software care inițial vin cu un preț foarte mare, iar apoi când află că și competitorii lor ți-au făcut o ofertă vor scădea prețul foarte mult pentru a se asigura că vei cumpăra de la ei.

De cele mai multe ori vor scădea din orele de implementare și training pentru a veni cu o ofertă de preț mai bună decât orice competitor. De obicei, astfel de furnizori oferă pachete cu foarte puține ore de suport sau suportul se plătește separat.

Prin urmare își vor recupera cu vârf și îndesat banii pe care i-au pierdut atunci când ți-au făcut oferta cu discount fiindcă etapele de implementare și training vor avea alocate prea puține ore față de cât ar avea nevoie oamenii tăi să învețe așa cum trebuie ERP-ul.  Așa că vor fi nevoiți să apeleze des la departamentul de suport ERP al companiei respective.

Important! Fii foarte atent la câte ore de implementare sunt estimate pentru proiect. Iar dacă primești discount-uri suplimentare, asigură-te că nu au apărut ca urmare a scăderii numărului de ore de implementare.

Nu uita să discuți și costurile de mentenanță care îți vor permite să ai acces la ultimele versiuni ale aplicației, la actualizări legislative care apar pe parcurs și la echipa de consultanță și suport ERP.

Furnizorul pe care îl alegi ar fi bine să aibă experiență mare în implementarea de sisteme ERP. Totodată ar fi recomandat să îți poată demonstra că are expertiză în industria ta sau pe un model de business asemănător.

Într-un final ar trebui să ajungi la o listă de maxim 4 furnizori din care vei alege soluția ERP potrivită pentru afacerea ta.

Important! Niciodată să nu achiziționezi un program ERP până când nu ți se face o demonstrație live a circuitelor pe care le vrei incluse în program.

Cu această ocazie vei vedea atât interfața programului, dar și cât de mult se potrivește cu ceea ce îți dorești. În plus, vei putea pune și alte întrebări suplimentare, la care poate nu te-ai gândit până atunci.

6. Care sunt diferențele dintre configurarea și customizarea unui ERP?

Este important să înțelegeți care este diferența dintre configurarea și customizarea unui ERP înainte de a implementa unul.

Configurarea ERP-ului este procesul prin care furnizorul de ERP setează diverși parametri standardizați din aplicație astfel încât să se potrivească cât mai bine modului în care clientul dorește să lucreze. Acest lucru este inclus în procesul de implementare a unui ERP.

În schimb, customizarea ERP-ului necesită de obicei costuri adiționale pentru firma client fiindcă presupune dezvoltarea de noi funcționalități special create pentru modul de lucru al firmei respective.

Pe lângă faptul că o customizare adaugă costuri mari la implementare, aceasta este mai greu de întreținut de către furnizor fiindcă la actualizările ERP-ului cu noi versiuni pot apărea probleme de incompatibilitate.

Customizările sunt unul dintre factorii cei mai importanți care duc la o implementare ERP eșuată, de aceea recomandarea este să folosiți cât mai puțin această opțiune.

7. Care sunt costurile implementării unui ERP? Cum se calculează prețul final al unui sistem ERP?

Conceptul de Total Cost of Ownership (TCO) arată o imagine globală a tuturor costurilor directe și indirecte ce țin de un ERP.

Stabilirea prețului final al unui ERP depinde de mai mulți factori precum:

• Numărul de utilizatori/licențe ERP de care are nevoie compania ta pentru a-și desfășura activitatea așa cum trebuie.
• Numărul de module suplimentare de care ai nevoie. De exemplu, dacă pe lângă soluția ERP standard mai ai nevoie și de un modul de salarizare sau de unul pentru magazinul tău online, atunci vor apărea costuri adiționale.
• Numărul de ore de training și implementare. Recomandarea aici este să nu faci economii. Mai degrabă sacrifici un modul suplimentar care nu e vital (și pe care îl poți achiziționa mai târziu), decât să faci rabat la orele necesare pentru implementare. E important ca oamenii să înțeleagă și să folosească cât mai bine noul ERP. Și asta cât mai repede posibil. Dacă nu sunt suficiente ore de implementare, tranziția se va face mai greu și vor exista multe nemulțumiri pe parcurs. În cadrul orelor de implementare intră următoarele activități realizate de furnizorul de ERP împreună cu clientul: analiză funcțională, configurări, rapoarte, circuite, asistență post pornire și asistență pentru prima închidere de lună.
• Mentenanță. Pentru a ajuta clienții și pentru a le reduce din costurile inițiale ale implementării unui sistem ERP, Transart include gratuit mentenanța în prețul licențelor.

În acest mod, clienții nu vor mai plăti nici un cost de mentenanță în primul an de contract. Din al doilea an de utilizare al ERP-ului intervine un cost de mentenanță. Mentenanța include în cazul Transart actualizările legislative ale aplicației ERP, adăugarea de noi funcționalități și îmbunătățirea celor existente, dar și accesul la suport din partea echipei de consultanță ERP.

Unii furnizori de soft ERP nu includ în mentenanță și partea de suport. Astfel, pentru a putea accesa echipa de suport clienți a acelui furnizor, va trebui să plătești de fiecare dată o taxă care poate depăși uneori 60 euro/oră, în funcție de caz.

Alte costuri care mai pot apărea:

• Costuri pentru cerințe/customizări speciale care nu sunt acoperite de mentenanță. Rapoarte speciale, dezvoltări software ale ERP-ului, integrări cu alte soluții software etc.
• Costuri de transport și cazare pentru consultantul care se ocupă de implementarea ERP-ului.
• Infrastructura hardware. Există o infrastructură de calculatoare suficient de puternică pentru ca programul ERP să funcționeze fără probleme? Există un server bun pe care să fie instalat software-ul necesar?
• Infrastructura de rețea. Există o rețea funcțională? Locația are internet?

În cazul firmelor care nu au un server propriu sau care nu doresc să investească într-unul există și varianta de plăti o chirie lunară către un furnizor de hosting. Acesta va instala aplicația server pentru sistemul ERP pe un server propriu.

Toate lucrurile de mai sus sunt bine de știut atunci când decizi să cumperi licențele. Dacă dorești să mergi pe varianta de abonament SaaS (Software-as-a-Service) atunci lucrurile se schimbă puțin.

Majoritatea furnizorilor de ERP îți vor oferi un abonament lunar/trimestrial/anual. Astfel vei plăti un abonament pentru fiecare utilizator al aplicației ERP, în funcție de modulele pe care acesta le utilizează.

Costuri pe care majoritatea companiilor care vor să implementeze un ERP nu le iau în considerare:

Timpul alocat de oameni și implicarea lor în procesul de implementare sunt lucruri fundamentale pentru succesul unei implementări ERP.

Toți banii investiți în licențe software, infrastructură hardware și de rețea sunt bani aruncați pe fereastră dacă oamenii din firmă nu își alocă timp pentru implementare.

De aceea echipa de management trebuie să se implice și să prioritizeze acest proces.

Practic e vorba de a aloca ore pentru tine ca și organizație. E important să faci o analiză, să știi ce vrei, să stabilești ce ai vrea să obții ca și rezultat final, ce rapoarte, ce circuite ai vrea. Iar apoi să colaborezi și să muncești cot la cot cu oamenii furnizorului de ERP pentru a te asigura că implementarea va fi un succes care îți va aduce beneficii pe termen lung.

Dacă nu se oferă condiții optime pentru a se efectua instruirea persoanelor (ex: orice task poate fi amânat pentru ca oamenii să se poată concentra pe ceea ce au de făcut pe perioada instructajului fără întreruperi de orice fel), compania va avea parte doar de o pornire a unui ERP și nu de implementarea propriu-zisă.

Utilizarea unui ERP se aseamănă foarte mult cu cea a unei mașini. Oricine o poate porni dacă are cheile de la ea. Însă de condus o vor putea conduce numai cei care au făcut școala de șoferi și au învățat regulile de circulație, respectiv ce face fiecare pedală și buton.

Datorită importanței strategice de business pe care o are implementarea unui ERP recomandarea noastră este ca în cadrul echipei tale de angajați care se ocupă de acest proces, să existe obligatoriu un manager de proiect împreună cu un consultant intern.

8. Testarea noii soluții ERP

Este importat să testezi pe îndelete funcționalitățile noului ERP fiindcă trebuie să te asiguri că toate circuitele de business funcționează așa cum îți dorești.

La fel de important este să verifici dacă integrările ERP-ului cu alte soluții funcționează așa cum trebuie, dacă rapoartele sunt configurate așa cum ai nevoie etc.

În această etapă trebuie verificată și sincronizarea la nivel hardware, dacă este cazul.

9. Training-ul sau perioada de instructaj a utilizatorilor sistemului ERP

De obicei perioada de training se desfășoară în paralel cu cea de testare a ERP-ului. Cum spuneam și mai sus, e foarte important ca utilizatorii să prioritizeze această etapă, să își ia notițe cu ceea ce li se arată la training și să exerseze circuitele respective pe mediul de testare înainte de a trece cu totul la noul ERP.

De asemenea, să nu fiți surprinși dacă un sistem ERP mult mai robust necesită câteva click-uri în plus și poate un pic mai mult timp de petrecut pentru a realiza un task decât sistemul pe care îl aveați înainte. Chiar dacă uneori se pierde din rapiditate, câștigurile sunt mari în partea de beneficii organizaționale și control asupra business-ului.

10. Conversia, curățarea și migrarea datelor în noul ERP

Acesta este un proces care se întâmplă de obicei spre sfârșitul procesului de implementare a unui ERP. Deși la prima vedere pare un lucru destul de simplu, însă este un element foarte important. Dacă nu este realizat cum trebuie, aduce întârzieri majore în finalizarea implementării.

În această etapă, compania care vrea să își implementeze un nou ERP are oportunitatea de a-și crea o nouă bază de date. Însă acest lucru presupune multă muncă manuală și atenție din partea mai multor oameni din diferite departamente.

Micile greșeli pot duce la apariția unor probleme foarte mari în timp după ce baza de date este migrată în noul sistem și se începe lucrul acolo.

Un alt element important este curățarea bazei de date. Vor fi date de care firma nu mai are nevoie să le migreze în noul ERP.

Baza de date va fi „curățată„ de erori, de produse/nomenclatoare care nu mai se comercializează, din mai multe produse identice, care au denumiri/coduri de bare diferite va rămâne numai unul singur etc.

După acest proces, baza de date care conține produsele și clienții se va importa în noul ERP, iar apoi va fi validată de client.

11. Pornirea LIVE a ERP-ului

Momentul în care se pune în funcțiune noul sistem ERP poartă denumirea de “Pornire LIVE”. Aceasta se poate face de la distanță sau de la sediul clientului în funcție de complexitatea proiectului ERP și a înțelegerii dintre client și furnizorul de ERP.

În această perioadă ceea ce s-a învățat la instructaj se aplică în situații reale de lucru, iar consultanții oferă suport rapid pentru toate nelămuririle care apar.

Există trei metode de lucru în perioada de pornire live a unui sistem software:

Big Bang – Presupune că toți utilizatorii trec deodată de la vechiul sistem la noul sistem ERP într-o singură zi. Această metodă e cea mai rapidă și mai ieftină, dar pot apărea multe dificultăți tehnice și probleme operaționale dacă nu este făcută tranziția așa cum trebuie.

Implementare secvențială – Pornirea ERP-ului se face pe departamente sau pe sucursale, iar apoi se extinde către toată firmă. Aceasta este o tranziție mai ușoară, pe etape, dar durează mai mult timp și pot exista probleme în date fiindcă nu toate modulele ERP-ului sunt puse în funcțiune în același timp.

Operarea în paralel – Utilizatorii folosesc simultan atât vechea aplicație, cât și pe cea nouă. Această metodă e cea mai puțin riscantă. Totuși, implică costuri majore de timp fiindcă e nevoie de o dublă operare, ceea ce înseamnă un volum de lucru dublu pentru oameni.

Important! E necesar să discutați cu furnizorul pentru a vă ajuta să creați un sistem de back-up automat al bazei de date ERP. Așa veți fi asigurați dacă pe viitor apar probleme de criptare a bazei de date

12. Suport post-implementare

După trecerea perioadei de acomodare cu noul ERP, compania client intră pe linia de suport normală pentru un client al furnizorului care presupune pe lângă tutoriale și manualul de utilizare al aplicației, și acces telefonic sau pe e-mail la echipa de consultanță și suport ERP.