13 motive pentru care un CRM software este mai bun decât Excel

Multe companii folosesc Excel-ul pentru diferite activități de business cum ar fi managementul relațiilor cu clienții (CRM), soft de ofertare, sistem de gestiune a stocurilor sau program de facturare.

La începuturile afacerii Excel-ul poate fi o alternativă suficient de bună pentru gestionarea clienților și a comenzilor. Însă pe măsură ce business-ul crește, crește și complexitatea datelor și circuitelor din afacere.

De aceea vei avea nevoie să găsești soluții scalabile, care să te ajute să te dezvolți pe termen lung. “Ceea ce te-a adus aici, nu te va ajuta să ajungi acolo.” este un proverb care se aplică foarte bine și la business-urile care își doresc să crească.

Ce este un CRM? CRM-ul este un instrument mult mai bun de management al relațiilor cu clienții și a vânzărilor din mai multe motive, după cum puteți vedea mai jos:

1. Datele sunt centralizate și actualizate. Un singur adevăr pentru toată lumea

Un sistem CRM stochează toate informațiile într-o bază de date comună accesibilă întregii echipe, în funcție de nivelul de acces pe care îl are fiecare membru.

În plus cu ajutorul unei aplicatii CRM, nu mai trebuie să verifici cu colegii sau să legi Excel-urile cu cele ale altor colegi pentru a te asigura că ai acces la cele mai actualizate informații. Folosirea continuă a Excel-ului va conduce rapid la situația în care vei avea un Excel care conține date despre alte Excel-uri.

De aceea prin intermediul unui soft CRM datele pot fi accesate simplu și repede, fără a mai fi nevoie să cauți informații prin diferite Excel-uri, spreadsheet-uri sau e-mail-uri. 

2. Asocierea și relațiile din date

Într-un CRM este foarte ușor să vezi relațiile dintre contacte și companii, respectiv oportunitățile de vânzare și task-urile realizate. Astfel descoperi cu ce firme are un anumit contact conexiuni și înțelegi relațiile de business dintre firmele din portofoliul tău.

În Excel este mult mai complicat să poți face asocierea relațiilor dintre date, pe când un software CRM le realizează automat.

3. Colaborarea în echipă

Oamenii de vânzări pot colabora mult mai bine folosind un CRM. De exemplu, HERMES CRM permite împărțirea task-urilor în echipă sau sincronizarea reprezentanților de vânzări, din mai multe divizii, care interacționează cu același client pentru a eficientiza activitatea lor.

Sigur, în loc de Excel poți folosi un Google Spreadsheet care să conțină date disponibile pentru toți membrii echipei. Însă un program CRM permite multe lucruri care nu sunt posibile în Excel cum ar fi: partajarea de informații, task-uri, dar și afișarea de notificări automate care conțin detalii importante.

4. Monitorizarea activității oamenilor de vânzări. Rapoarte generate automat

Spre deosebire de Excel, unde trebuie să petreci foarte mult timp până când aduni toate datele, le prelucrezi manual și folosești diferite funcții și formule pentru a vizualiza datele în rapoarte grafice, o aplicație CRM realizează automat procesul de generare de rapoarte. Partea și mai rea la Excel este că trebuie să repeți acest proces în fiecare săptămână pentru ședințele cu echipa ta, iar o singură greșeală sau omisiune la o formulă poate da peste cap tot raportul din Excel

În CRM poți să vezi instant cine este responsabil de o anumită activitate, cifrele de vânzările, previziunile de vânzări, stadiul lead-urilor, activitatea individuală a oamenilor de vânzări și așa mai departe.

5. Customizare – Personalizare CRM conform nevoilor

Un program precum HERMS CRM oferă flexibilitatea de care are nevoie orice companie pentru a adapta acest instrument la nevoile sale. Poți seta diferite drepturi de vizualizare a datelor, poți crea câmpuri obligatoriu de completat pentru echipa de vânzări, poți crea notificări automate etc.

În Excel, totul este destul de standardizat. Desigur, se pot face și câteva personalizări cu ajutorul formulelor de calcul, însă acestea necesită întreținute și oricând pot apărea erori din cauza multiplelor prelucrări manuale care se realizează în Excel.

6. Oportunități de vânzare

Într-un CRM poți crea o oportunitate de vânzare care vine cu o anumită sumă. Dacă CRM-ul este integrat cu ERP-ul poți să adaugi și produse care vin cu prețurile deja setate. Oferta/oportunitatea poate fi trimisă în format .pdf către client, iar dacă are și produse pe ea și este configurată legătura cu sistemul ERP, poate fi trimisă în ERP ca ofertă sau proformă.

Și în Excel se poate crea o ofertă care poate fi trimisă unui client, însă este nevoie de multă muncă manuală pentru a face acest lucru.

7. Mobilitate. Flexibilitate. Acces la date

Un CRM în Cloud, care poate fi accesat de pe orice browser web și de pe orice computer, laptop, tabletă sau smartphone este mult mai ușor de folosit de către echipa de vânzări sau de suport clienți.

Oamenii pot accesa datele despre clienți sau rapoartele de oriunde, iar interfața aplicației este mult mai prietenoasă decât un Spreadsheet. Practic, într-un Excel nici nu prea se poate lucra așa cum trebuie de pe un smartphone sau tabletă, însă într-un CRM nu apare această problemă. Mai jos puteți vedea interfața software-ului HERMES CRM în comparație cu cea din Excel:

8. CRM-ul este mai mult decât o bază de date care conține datele de contact ale clienților

Un soft CRM poate fi folosit pentru managementul lead-urilor, managementul oportunităților, diferite automatizări pentru echipa de vânzări, monitorizarea activității oamenilor, colaborarea între membrii echipei, previziuni de vânzări, oferirea de suport pentru clienți, istoricul interacțiunilor și multe alte lucruri.

Excelul este doar o bază de date care stochează anumite informații.

9. Istoric interacțiunilor cu clienții într-un singur loc

În CRM se găsește ușor tot istoricul interacțiunilor cu clienții.

Altfel, informațiile necesare sunt împărțite în Excel-uri personale, pe server, pe Google Drive, pe dispozitivele colegilor, pe e-mail-uri și în agende telefonice. Această împărțire a datelor peste tot este o problemă pentru că nimeni nu are o perspectivă completă asupra relației cu un client.

În plus, nu se știe care este cea mai actualizată variantă a datelor astfel că apar întrebări cu privire la corectitudinea datelor.

10. Securitatea datelor

Un program CRM este mult mai securizat decât un document Excel.

În CRM datele pot fi accesate doar cu user și parolă folosind anumite drepturi de vizualizare. Bazele de date de tip Excel, care conțin informații despre clienți, pot fi foarte ușor copiate pe alte dispozitive și pot ajunge la competiție

Un alt atu important al unui CRM este acela că reduce riscul pierderii datelor prin proceduri automate de back-up.

11. Implementarea unui proces standard de vânzare

Vânzarea nu este o artă, ci un proces care aduce rezultate dacă este realizat cum trebuie.

Prin intermediul unui CRM vânzari poți implementa un proces de vânzare standard pentru toată echipa, prin care să treci un lead sau o oportunitate prin toate etapele până la vânzarea finală.

În Excel nu ai cum să implementezi așa ceva ca mai apoi să vezi trasabilitatea procesului de vânzare și să vezi ce funcționează și ce nu.

12. Scalabilitate

Excel-ul are multe limitări care produc un impact negativ asupra rezultatelor companiei.

Se pot pierde vânzări din cauza prea multor date în Excel-uri diferite, este greu de urmărit statusul vânzărilor și a ofertelor, durează foarte mult prelucrarea manuală a datelor, apar multe erori în date, nu sunt automatizări, datele pot fi duplicate, ștergerea sau adăugarea informațiilor poate strica diferite formule de calcul din Excel, rapoartele trebuie generate manual etc.

După cum se poate observa, Excel-ul nu oferă o fundație de încredere pe baza căreia compania să se dezvolte așa cum trebuie.

Programele CRM, în schimb, își tot dezvoltă funcționalitățile, oferă automatizări pentru managementul eficient al lead-urilor și a relațiilor cu clienții, generează rapoarte automate și așa mai departe, ceea ce face ca CRM-ul să fie o alternativă mult mai bună pentru o firmă care vrea să crească.

13. Integrare cu un sistem ERP

CRM-ul poate fi integrat cu program de gestiune stocuri. De exemplu, HERMES CRM este integrat nativ cu B-Org ERP și cu sistemul de gestiune Neomanager.

În schimb, un fișier Excel nu poate fi integrat cu niciun sistem ERP.

Cere mai multe detalii despre HERMES CRM!

Citește detalii